Administrative Assistant Human Resources

Mery Dalila Alfaro de Cañas

Celular: +503-****-**** Correo electrónico: *********@*****.***

Tengo una sólida experiencia en el campo administrativo, especialmente en proyectos financiados por el gobierno de los Estados Unidos. Con 16 años trabajando en la Agencia del Cuerpo de Paz de los Estados Unidos como subcajera en el Cuerpo de Paz, tengo experiencia en el procesamiento de facturas complejas y otros pagos. Experiencia en gestión de operaciones logísticas y contratación de servicios para eventos locales e internacionales.

EDUCACIÓN Y FORMACIÓN

Universidad de El Salvador, San Salvador, El Salvador 1993-1996 - 6 semestres completados

Candidato a una Licenciatura en Inglés como Lengua Extranjera (EFL) EXPERIENCIA

IREX/ International Research &Exchanges Board Inc. /USAID Asistente Administrativa

3 de octubre de 2022 – Actualidad 3 de octubre de 2022 - Actualidad Ayudar en todo el proceso de adquisición para la oficina de IREX Preparar las evaluaciones de ofertas, llevando a cabo un proceso de investigación de antecedentes y analizar cada cotización para el Mejor oferta.

Seguimiento de órdenes de compra y requisiciones

Solicitar el pago de los bienes/servicios recibidos respaldados por la documentación adecuada.

Ayudar en la preparación del informe de IVA para USAID

Coordinar y reservar los arreglos de viaje para los visitantes de IREX, incluidos vuelos, alojamiento, transporte y otros arreglos necesarios

Administrar y realizar un seguimiento de los gastos de viaje, incluida la conciliación de facturas, recibos, garantizar el cumplimiento de Pólizas de IREX

Gestionar todos los pagos, controles e informes de caja chica

Ayudar en la preparación de reuniones internas

Coordina la logística de las reuniones, incluida la configuración de la sala y el catering.

Administrar los beneficios del seguro de vida y salud para el personal de IREX

Sirve de enlace con la compañía de seguros e IREX

Ayuda en Logística para diversos eventos de capacitación según se requiera Preparar toda la documentación para la incorporación de nuevos empleados

Mantener los registros de los empleados en formatos electrónicos y digitales y cumplir con las políticas de IREX y procedimientos, garantizando la seguridad y confidencialidad de todos los archivos.

Coordinar salas de reuniones, proyector para usos del personal

Trabaja con información confidencial con discreción para mantener la confidencialidad y la seguridad y garantizar Cumplimiento de las políticas y regulaciones de privacidad.

Realizar otras tareas administrativas según se le asigne. Fundación para la Alimentación y Nutrición de Centroamérica y Panamá (FANCAP) Guatemala/USAID

Asistente Regional Administrativa y Logístico (El Salvador, Honduras y Panamá) 1 de septiembre de 2021 al 30 de junio de 2022

Apoyo en la logística, planificación y organización de reuniones, eventos, foros y talleres locales y/o regionales (El Salvador, Honduras y Panamá) incluyendo envío de invitaciones a los participantes, contratación de alimentos, lugar, alojamiento, compra de boletos aéreos y otros.

Representante de apoyo en la logística de organización de seminarios, talleres y capacitaciones en cuanto a documentación, manuales y materiales logísticos.

Gestionar la aprobación de los requerimientos de financiamiento para las compras de la Región

Revisar y asegurar que los procesos de compra cumplan con todos los requisitos solicitados, antes de procesarlos para su firma y aprobación.

Llevar un registro digital de los procesos administrativos generados en El Salvador, Honduras y Panamá.

Solicitar cotizaciones de bienes y servicios para el desarrollo de actividades en El Salvador, Honduras y Panamá de acuerdo con los lineamientos establecidos en el Manual de Adquisiciones y Contrataciones de FANCAP.

Validación de proveedores a través de los sistemas OFAC, SAM GOV y UN

Revisión de la nómina de El Salvador, Honduras y Panamá Fundación para la Alimentación y Nutrición de Centroamérica y Panamá (FANCAP) Guatemala/USAID

Country Administrative Assistant

August 3, 2020 to August 31, 2021

Llevar a cabo procesos de adquisición en el país de acuerdo con las políticas de USAID y FANCAP

Preparar órdenes de compra de El Salvador, Honduras y Panamá

Ejecutar los procesos logísticos de las actividades planificadas por el equipo de país.

Llevar a cabo procesos de contratación y solicitud de cotizaciones,

Elaboración de órdenes de compra de bienes y servicios locales de acuerdo con FANCAP

Revisión de nomina mensual.

Preparar actas, reuniones, talleres y otras actividades solicitadas por el Asesor de País.

Apoyo en la traducción de documentos.

Coordinar reuniones, talleres técnicos y otras actividades del proyecto solicitadas por el asesor de país.

Archiva y organiza documentos digitales.

Counterpart International/ Proyecto de Derechos y Dignidad/USAID Asistente Administrativa

Abril 2017 - Agosto 2019

Llevar a cabo todas las funciones de recepcionista, incluyendo: contestar y transferir llamadas telefónicas, programar recogidas de mensajería; manejar el correo entrante / saliente y saludar a los invitados;

Administrar y manejar fondos de caja chica

Seguimiento y pago de los gastos de oficina

Organizar y programar reuniones y citas para la COP/DCOP

Gestionar el sistema de uso de las salas de reuniones,

Gestionar el sistema de uso de vehículos

Verificar y mantener registros de asistencia, informes de vacaciones para el personal del proyecto;

Proyecto de correspondencia rutinaria para la CP/DCOP

Reservar los arreglos de viaje para los visitantes y la COP/DCOP

Ayudar en la coordinación del horario del conductor del Programa contratado;

Realizar otras tareas según sea necesario dentro del marco multitarea asignado por COP, DCOP y Gerente de Finanzas y Administración

Peace Corps-El Salvador

Asistente Administrativo

7 deAgosto de 2000 al 10 de octubre de 2009

Planeé, diseñé y gestioné el presupuesto de cada ciclo de capacitación en San Vicente, El Salvador

Caja chica administrada de $2500

Organizó y coordinó el Evento de Llegada de Aprendices (TAE) y otros eventos de capacitación

Proporcionó a las familias anfitrionas calendarios de pagos y registró los recibos de vida

Tolerancia

Hojas de tiempo quincenales administradas para todo el personal de tiempo completo del Cuerpo de Paz

Tiempo personal administrado y asistencia.

Mantenimiento planificado del vehículo.

Coordinación del mantenimiento de la oficina y enlace entre el Cuerpo de Paz y el propietario.

Asistido en la realización del inventario físico.

Supervisar a la recepcionista, al conductor y a los guardias. Peace Corps-El Salvador

Capacitación Asistente Administrativo

8 de agosto de 2000 a septiembre de 2016

Revise y verifique varios tipos de comprobantes complejos, como facturas de contratos, solicitudes y gastos de viaje

Procesar la liquidación de comprobantes no de caja

Asegúrese de que los pagos fueran elegibles según la guía de PC y tuvieran obligaciones válidas y fondos suficientes en ForPost.

Servir de enlace entre el Examinador de Comprobantes en la Sede y el Cuerpo de Paz de El Salvador

Preparar el cálculo para todos los contratos de PSC

Mantenimiento de oficina coordinado y enlace entre el Cuerpo de Paz y el propietario.

Asistido en la realización del inventario físico.

Organizó y coordinó el Evento de Llegada de Aprendices (TAE) y otros eventos de capacitación

Planificación, diseño y gestión del presupuesto de cada ciclo de formación

Preparar la documentación necesaria para abrir las cuentas bancarias de los becarios.

Manejo de caja chica de $2500 (gastos del Centro de Capacitación)

Organizó y coordinó el Evento de Llegada de Aprendices (TAE) y otros eventos de capacitación

Pago del subsidio de subsistencia a las familias de acogida

Tiempo personal administrado y asistencia.

Mantenimiento planificado del vehículo.

Responsable del pago quincenal del personal del Cuerpo de Paz, así como de las bonificaciones.

Trabajar como enlace entre la compañía de seguros de salud y el personal de PC y procesar reclamaciones médicas

Monitorear el inventario de suministros médicos

HABILIDADES

Plataforma FORPost

Idioma: Hablante nativo de español; Nivel intermedio bajo de competencia profesional en inglés

(oral y escrito)

Hablante nativo de español; Dominio profesional intermedio del inglés (oral y escrito)

PREMIOS

Cuerpo de Paz- Por su contribución en la Implementación y Organización de la Capacitación Previa al Servicio para los nuevos Aprendices del Cuerpo de Paz.

Cuerpo de Paz: en reconocimiento a 5 años de dedicación como miembro del personal.

Embajada de los Estados Unidos: Excelente desempeño e iniciativa y gestión superior durante un momento difícil en el cierre del Centro de Entrenamiento del Cuerpo de Paz.

Embajada Americana: Premio al Jugador de Equipo. REFERENCIAS DE TRABAJO

Ricardo Burgos – Peace Corps-El Salvador

Correo electrónico: *******@**********.***

Teléfono de trabajo: Celular: 503-****-****

Vadieh Mobasher

Correo electrónico: ************@*****.***

Celular: 503-****-****

Alexia Alvarado – FANCA-Country Advisor-El Salvador Correo electrónico: **********@*******.***

Celular: 503-****-****

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