HELA MATMATI HADDAR

EXPERIENCES PROFESSIONNELLES

** *** ******** *** *********, El Menzeh V

adyax8@r.postjobfree.com

+216-**-***-***

Juillet 2018 – Sep 2022 :https://www.postjobfree.com/a/52c9891e340248bf85cfa76f733b61cc

Admin Assistant

&

Event Coordinator

Assurer un support complet pour le responsable du pays Tunisie (déplacements professionnels / mise en place des notes de frais / tableaux de bord PCT).

*Effectuer la logistique nécessaire pour les déplacements des membres du département.

Assurer la gestion et l’organisation des évènements de lancement médico-mar- keting (événements virtuels ou F2F) pour la gamme Hématologie & Oncologie. Soutenir le déroulement fluide, efficace et réussi de tous les événements demandés par l'équipe marketing, médicale et commerciale. Prendre le lead dans l’organisation des congrès nationaux (les sponsorhip + mise en place du stand) : depuis la soumission pour validation jusqu'à l'exécution (avec le repérage sur place).

Soutenir les chefs de produits dans leurs activités marketing. Gérer les réunions avec les fournisseurs en collaboration avec le chef de produit pour expliquer ses besoins. Assurer le suivi des sujets = convenus et le repérage des lieux d'événements avec les fournisseurs. Saisie et suivi des dépenses du département marketing : depuis l’acheminement de la dépense jusqu’à l’exécution.

Travailler en étroite collaboration avec les départements Achats et les finances pour le suivi des paiements des fournisseurs.

Respecter les dead line pour la livraison & la réception sur le système SAP. Gérer avec le responsable du pays l'organisation et la logistique des réunions du Cycle locales et les team building locaux. Gérer l'organisation logistique des réunions internes telles que : Réunions de lancement/ Campagne de sensibilisation en interne (Octobre rose) / Célébration de la Journée internationale de la femme.

Jouer le rôle de modèle et encourager la culture de « Speak Up » au sein de la division en prenant le lead dans l'organisation d'une série de "Forums de discussion" pour les employés.

Assurer le bien-être pour les collaborateurs de Novartis pendant la crise du COVID-19 (le bien-être mental & physique) et améliorer l'esprit d'équipe en organisant des afterworks, des petits-déjeuners, des déjeuners, la célébration des anniversaires...

Être membre d’un programme régional lancé au sein de la région MEA qui a pour objectif de développer les capacités naturelles de la Femme et l’aider à exceller en tant que leader : Organiser, élaborer les PV de réunions et préparer avec l'agence la campagne pour le lancement du projet. Assurer le bon déroulement de notre projet BD&L (contrat de services de promotion) : répondre aux besoins des délégués et les accompagner dans leurs activités terrain (Staffs & tables rondes) ainsi que l'adaptation de leur support du matériel aux nouvelles mentions légales et recommandations (emailing / FP).

Suivi du stock du matériel promotionnel.

Coordonner avec le CRO pour la mise en place du programme d'accès aux patients indigents pour les produits mature (archivage des rapports mensuels, des factures, du contrat, établir le bon de commande) et effectuer l'évaluation des risques et la diligence pour le tiers.

Initier toutes les demandes d’achat pour l’équipe. Suivi de la logistique des congrès nationaux et internationaux (impression des packs médecin et remise au délégué, Suivi et émission des billets d’avion, préparation de la logistique du staff accompagnateur pour les congrès internationaux)

Effectuer la logistique nécessaire pour les déplacements des membres du département.

Répondre aux besoins des délégués médicaux pour tous les suivis internes : dossier médical, note de frais, remise des documents, matériel promotionnel.. Assurer le classement et l’archivage des dossiers du département. Assurer le suivi du paiement des fournisseurs.

Préparation des notes de frais du responsable de Novartis Oncologie Tunisie. Être le point de contact entre Medicis et l'équipe de Novartis (équipe FF) Nov 2016 – Juin 2018 :

Medicis Novartis

Oncologie :

Assistante marketing

&

Commerciale

Juillet 2012

Assistante marketing

&

Commerciale

Novartis Oncologie

Soutien exécutif complet au responsable de la BU Tunisie Assurer le support administratif pour les managers tunisiens (Finance, Marketing, Market Access et Département Médical) y compris les réservations de voyage, les exigences informatiques, les finances et le suivi des RH. Préparer la logistique complète pour les médecins pour les congrès internationaux.

Préparer les conventions des médecins ainsi que le suivi de leur paiement auprès de la comptabilité.

Assurer le suivi des instances et effectuer les relances nécessaires Suivi du stock du matériel promotionnel.

Janvier 2012 – Juillet 2012

Assistante financière

Novartis Pharma services

AG (Pharmaceuticals)

2000 –2004

Organisation et gestion des évènements en interne exp les réunions du Cycle. Coordonner avec les achats pour négocier, comparer les prix et initier les bons de commande nécessaires.

Suivi budgétaire des départements médico- marketing avec les managers. Organisation des réunions mensuelles (Phasing LO, suivi des réceptions des délais).

Elaborer les PV de réunion et faire les relances nécessaires pour l’acheminement des actions.

Assistance comptable (comptes d'approvisionnement sur le SAP One / Journal de Paie / reporting mensuel / préparation de la déclaration fiscale) Janvier 2009 – Janvier 2012

Assistante comptable pour RSM Ahmed Mansour (Cabinet comptable) Septembre 2008 – Janvier 2009

Représentante commerciale dans l’industrie automobile (Volkswagen) Janvier 2008 – Avril 2008

Assistante médicale à l’hôpital Saint Jean (Bruxelles-Belgique) Janvier 2005 – Janvier 2008

Gérante d’une société d’évènementielle offshore (Bruxelles-Belgique) NIVEAU D'ÉTUDES

FORMATIONS

Maîtrise en Sciences économiques : Economie Internationale Université des Sciences Economiques de Tunis

Module 1 : Les compétences pour réussir

Module 2 : Présenter efficacement en public

Module 3 : Réussir grâce aux relations commerciales

- Excel Training

- SRM System

- SAP System

- AI Comta

- AI paie

- Pharmacovigilance Training

- NP4/P3

- Compliance / Formation anti-corruption

- T&E System

- Formation Achat

Programme de formation

Novartis avec Dale Carnegie

COMPÉTENCES INFORMATIQUES

LANGUES

- Word

- Excel

- Power Point

- Acrobat

Microsoft Office

Adobe

Electronic data capture

Arabe

Français

Anglais (moyen)

Photoshop

EDC system oracle clinical remote data capture V4.6

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