High School Executive Secretary

BASHAIR SHAHEEN AHMED MOHAMMED

Personal Details:

Place of Birth : Sudan (New HaIfa)

Date of Birth : 19/10/1977

Nationality : Sudanese

Telephone : 55307930

Email : ***************@*****.***

Residence : Family (Father Sponsorship )

بـشـائر شـاهــيـن أحــمــد مـحــ مــ د

الـبــيـانـات الــشـخـصـيــة:

مــكـان الـــمــيـــلاد : السودان )حلفا الجديدة(

تــاريــخ الــمــيــلاد : 19/10/1977

الــجـــنـــســـيـــــة : ســـودانـيـة

رقم الهاتف الجوال : 55307930

***************@*****.*** : الرب يد الإلكتــرونــي نــــــوع الإقــــامـــة : عائلية ) كفالة الوالد (

Educational Qualifications - :

Passed High School Examination in (1998) – Doha- Qatar

: الــمــؤهـــلات الـعـلـمـيــة

ثانوية عامة )قسم ي أدب رياضيات وعلوم( سنة 1998 م ـ الدوحة – قطر

Training Skills:

Typing: English – Arabic

Application & Operating System: MS- Office

2000.- MS- Windows Me

MS- Excel Course, Family Computer Center.

Training session of the International Computer Driving

(ICDL) from Qatar Center Voluntary Activities.

: الــدورات الــتــدريــبــيــة

ي الطباعة ن باللغتي )العربية

دورة نف – ن الإنجلي ية(.

ي برامج الكمبيوتر )أوفيس

دورة نف 2000 – ويندوز(.

ي برنامج )

( بمركز كمبيوتر العائلة.MS. Excel دورة نف

( من مركز قطر للعمل التطويع .ICDL ( دورة تدريبية لقيادة الحاسوب

Languages:-

Arabic + English (Reading & Writing)

: الـلــغــــات

اللغة العربية + ن الإنجلي ية )قراءة وكتابة( .

Work Experience-:

Executive Secretary (Dar Law Firm)

(From 18/02/2023 till the Date)

Secretary (Free Village Construction Co.)

(From 13th October 2020 till 16/02/2023)

SEEF Limited Co (Petrochemical) - QP – Subsidiaries -

• Legal Advisor Secretary

• Contract Administrator / Supply Chain (Contract)

(From: 10TH Dec’ 2006 until 18th April 2020).

Until the company merged with Qatar Petroleum on

19/04/2020

Executive Secretary (Al- Omda Trading Transportation

(From: 01st Feb 2006 to 30th Sept. 2006).

Secretary (International Educational Center).

(From: 01st Jan 2002 to 30th Jul 2002).

Secretary and Public Relation (Kawather Trading & Contracting).

(From : 09th April 2000 to 02nd Oct 2000)

Executive Secretary (Doha- Dar Al Eman Tours &

Service).

(From: 05th Oct 1999 to 25th March 2000).

Reservation & Ticketing (Middle East Travel).

(From: 05th Jan 1999 to 01st Oct 1999)

Having Valid driving License

: الــخــبـرات الـعــمـلــيـة

ي مكتب دار المحاماة

سكرترب ة تنفيذية ف

ي الفري ة من :

نف 18/02/2023 حرت تاريخه

سكرترب ة ي رش كة فري فيلاج كونسرب اكشن

ف

ي الفري ة من:

نف 13/10/2020 - 16 / 02 / 2023

رش كة السيف المحدودة )برب وكيماويات( - التابعة لقطر للبرب ول -

• ي

سكرتي ة المستشار القانونب

• مساعدة مدير العقود )قسم التوريد (

ي الفري ة من:

ن

ف 10/12/2006 – 18/04/2020

حرت تم دمج الرش كة مع قطر للبري ول بتاريــــخ 2020 19/04/

سكرترب ة تنفيذية ـ رش كة العمدة للتجارة والنقليات ي الفري ة من: )

ن

ف 01/02/2006 – 30/09/2006 (

سكرترب ة ـ المركز التعلييم الدويل

ي الفري ة من: )

ن

ف 01/01/2002 – 30/07/2002 (

سكرترب ة وعلاقات عامة ـ رش كة الكواثر للتجارة والمقاولات ي الفري ة من: )

نف 09/04/2002 – 02/10/2000 (

سكرترب ة تنفيذية ـ مؤسسة دوحة دار الإيمان

ي الفري ة من: )

نف 05/10/1999 – 25/03/2000 (

موظفة حجوزات وتذاكر سفر ـ سفريات الرش ق الأوسط

ي الفري ة من: )

نف 05/01/1999 – 01/10/1999 (

أحمل رخصة قيادة قطرية خفيفة )سارية(

ال ـــ ســي ـــ رة ا ل ـــــ ذات ـــ يـ ـــ ة

CURRICULUM VITAE

Duties & Responsibilities (Dar Law Firm)

Manage documents as follows

o Upload, record, and save files /documents in the office system. o Opening files for new lawsuits (hard and electronic copies) through the intelligent system of the office.

o Follow up with consultants to ensure that all client documents are archived and no document is lost.

o Supporting consultants with any required document and providing them with it, whether hard or electronic copies. o Commitment to preparing all reports required from consultants.

o Preparing the daily and weekly schedule of sessions and supporting the advisors with it to prepare the notes. o Work on the electronic portal system of the courts and upload all documents and enter them into the system of the office. o Providing the office's intelligent system with all files, documents, and reports related to each case.

o Registering the sessions’ dates in the intelligent system and writing to the clients to inform them of the sessions’ dates via e-mail or text messages.

o Follow up on claims and applications on the electronic portal and obtain summaries of cases periodically.

o Periodic follow-up of the intelligent system of the office to ensure optimal workflow.

o Carrying out the work required by the management and consultants, such as printing memos, document folders, and others.

Duties & Responsibilities (F.V.C)

Prepare and Manage company correspondence &

documents, arranging/organizing files.

Organizing and arranging meetings and interviews for Directors with Contractors / Suppliers.

Supervising the accounting matters of the company, such as expenses and bills

Use of computer applications

Prepare LPO (Local Purchase Order) for Contractor / Supplier.

Prepare Materials Submittal form for the consultant

All routine secretarial duties.

Additional Work: Prepare Entry / Exit permits for machinery and construction equipment, for the construction area, in cooperation with the Lusail Department (Access Control Office) and follow up.

: ) ال واجبات والمسؤوليات ) مكتب دار المحاماة

إدارة الوثائق والمستندات على النحو التايل :

ي نظام المكتب.o

رفع وتسجيل وحفظ الملفات والمستندات نف

فتح ملفات للدعاوى الجديدة ) نسخ ورقية وإلكري ونية عي الي نامج الذيكo

.الخاص بالمكتب

المتابعة مع المستشارين لضمان أرشفة جميع مستندات العملاء وضمانo

.عدم فقدان أي مستند

دعم المستشارين بأي مستند مطلوب وتزويدهم به سواء نسخ ورقة أوo

. إلكري ونية

ن الإلري ام ن بتجهي جميع التقارير المطلوبة من ن المستشاريي .o إعداد جدول الجلسات اليويم والأسبويع ودعم ن المستشاريي به ن لتجهيo

. المذكرات

العمل على نظام البوابة الإلكري ونية الخاصة بالمحاكم وتحم يل جميعo

.ي النظاتم الذيك للمكتب

المستندات وإدخالها نف

تزويد النظام الذيك للمكتب بكل الملفات والمستندات والتقارير الخاصةo

.بكل دعوى

ي النظام الذيك ومراسلة ن الموكلي لإعلامهمo

تسجيل موعد الجلسات نف

ي أو الرسائل النصية

بموعد الجلسات عي الي يد الإلكري ونب .

متابعة الدع اوى والطلبات على البوابة الإلكري ونية والحصول علىo

.ملخصات الدعاوى بشكل دوري

المتابعة الدورية للنظام الذيك للمكتب لضمان سي العمل بالشكل الأمثل .o تنفيذ الأعمال المطلوبة من الإدارة والمستشارين كطباعة المذكراتo

.وحافظة المستندات وغي ها

ال واجبات والمسؤوليات )شركة فري فيلاج كونستراكشن ( :

إعداد وإدارة المراسلات والوثائق الخاصة بالرش كة ترتيب / تنظيم الملفات.

تنظيم وترتيب الاجتماعات والمقابلات للمدير مع ن المقاولي او الموردين .

الارش اف على الأمور المحاسبية للرش كة كالنفقات والفواتي .

استخدام تطبيقات الحاسوب .

إعداد طلبات الرش اء وتسليمها للمقاول / المورد .

للاستشاري .Materials Submittal form اعداد

جميع أعمال السكرتارية الروتينية .

مهام إضافية: عمل تصاريــــح دخول / خروج للأليات ومعدات البناء لتسهيل عمليات الانشاء بالتعاون مع إدارة الوسيل ) قسم الري اخيص( ومتابعتها.

Duties & Responsibilities (SEEF Ltd)

Contract Administrator- Supply Chain Department)

Develop awareness and perform in accordance with, the Company's established purchasing policies and procedures.

: ) ال واجبات والمسؤوليات )شركة السيف المحدودة

مساعدة مدير العقودات )قسم التوريد(

تطوير وتنفيذ إجراءات عمليات الرش اء المعمول بها لدى الرش كة.

Communicate with the company's different units and internal divisions, and coordinate with external

companies and suppliers at all stages of the

procurement process to expedite procurement and

follow up on the condition of services required.

Maintain data & information on computer based

procurement information in SAP system and on paper- based filing system to ensure ease of retrieval of the documents

Perform all tasks related to the work, as indicated by the superiors so that the desired goals and actions can be achieved .

Compliance with all security and safety procedures for the company’s system, with regard to occupational

safety and health that ensure a safe environment for risk prevention.

التواصل مع وحدات وأقسام الرش كة الداخلية المختلفة والتنسيق مع ي جميع مراحل عملية الرش اء ومتابعة حالة

الرش كات أو الموردين نف

الخدمات وتوفي السلع المطلوبة.

الحفاظ على البيانات والمعلومات المتعلقة بنظام معلومات

وعلى نظام حفظ ا لملفاتSAP المشري يات القائم على الحاسوب ي لضمان سهولة اسري جاع الوثائق.

الوررف

ي تم الاشارة اليها من قبل

أداء جميع المهام ذات الصلة بالعمل الرت

رؤساء الأقسام حرت يمكن تحقيق الأهداف وإنجاز المهام المطلوبة .

الامتثال لجميع إجراءات الأمن والسلامة لنظام الرش كة فيما يتعلق بالسلامة والصحة ي تكفل توفي بيئة آمنة للوقاية من

المهنية الرت

المخاطر .

Duties & Responsibilities : LA Secretary الـواجـبـات والـمسـؤولـيـات: سكـرتـيـرة المستشار القانـونـي

•Arrange and organize the department's files and typing MOM and Letters related to work.

• Arranges / prepare invitation letter for Bidders & invite them to participate for the bid.

• Assists GTC / L TC Committees for clerical related jobs

(Preparing all document for Tender Committee Meeting as Agenda – MOM- Vendor approval list/ Prepare

Technical & Commercial evaluation report ...etc)

• Provide necessary information concerning the work or tender.

• Prepare weekly reports of the departments.

• Handling confidential department issues, and maintain strict confidentiality of the company and Transactions, whether internal or external.

• Coordinate to deliver/receive contracts, signed by the company and contractors.

Arrange and Coordinate- :

Coordinate the site visit for contractors (if required).

Negotiation meeting with bidder.

• ترتيب وتنظيم الملفات الخاصة بالقسم وكتابة المذكرات والرسائل المتعلقة بالعمل.

• عمل مراسلات دعوة للمناقصة المطروحة من قبل الرش كة ودعوة الرش كات والمؤسسات للمشاركة فيها.

• مساعدة لجنة المناقصات لعمل المكاتبات ذات الصلة بالاجتماع وتحضي جميع المستندات الخاصة باجتماع اللجنة : - ) عمل جدول

/ إعداد التقارير الفنيةMOM / الأعمال الخاص بالاجتماع الأجندة والتجارية الخ (

• الافادة بالمعلومات النض ورية المتعلقة بطبيعة العمل أو الم ناقصة للرش كات .

• إعداد التقارير الأسبوعية عن سي ي اقسام الرش كة.

العمل نف

• العمل على معالجة وحل جميع المشاكل المتعلقة بالقسم ي نف شية

تامة والحفاظ على شية معاملات الرش كة أو القسم سواء كانت داخلية أو خارجية.

• التنسيق لتسليم / واستلام أي عقودات موقعة من قبل الرش كة ن والمقاولي .

تــرتـيـب وتــنــسـيــق:

زيارة الموقع ن للمقاولي بالتنسيق مع القسم .

اجتماع التفاوض مع ن المقاولي .

•Write all clarification letters to contractors related to the tender, and coordinate with the end user for

review and approval to send it to the bidders.

• Arranges to collect the signed contract document along with the Performance Bond & Insurance and

forward it to Finance Department.

• Arranging the receipt/delivery of contracts signed by the contractor, and distributing the same to Finance / End User section.

• كتابة جميع المراسلات المتعلقة بالمناقصة بالتنسيق مع القسم المختص لمراجعتها والموافقة النهائية عليها ومن ثم ارسالها إلى مقديم العروض.

• استلام النسخه الموقعة من العقد من المقاول مع الضمان ووثيقة ن التأمي وتسليمها لقسم الشؤون المالية.

• العمل على ترتيب استلام / وتسليم العقود الموقعة من قبل المقاول وتوزيعها إلى قسم الوثائق قسم المالية والقسم ا ي . لمعنت

Duties & Responsibilities:

(Secretary and Public Relations)

• Full knowledge of all the laws in force in institutions and specifically the institution in which I work.

• Arranging and organizing the files and the various documents that underlie the administration's work.

• Respond to calls, emails, and routine emails, collect data, and prepare reports.

• Maintaining any information or data between company employees or employees and customers and

maintaining the confidentiality of this information .

• Communication with others through different ways of communication and the ability to handle different

situations correctly.

• Fulfill other secretarial duties as needed.

: الواجـبـ ات وال ـمـسـ ؤوليـ ات

)س ـكـ رتـيـ رة وع ـ لاقـ ات ع ــ ام ــ ة(

• ي

معرفة تامة بكافة ن القواني المعمول بها نف المؤسسات والرش كات وخاصة ي أعمل بها

المؤسسة الرت .

• ي تقوم عليها أعمال

ترتيب وتنظيم الملفات والمستندات المختلفة الرت

الإدارة.

• ي والرسائل

الرد على المكالمات ورسائل الي يد الإلكري ونب الروتينية وجمع البيانات وإعداد التقارير.

• ا ي الرش كة أو ن الموظفي

لحفاظ على أي معلومات أو بيانات ن بي موظنف

والعملاء والحفاظ على شية هذه المعلومات.

• التواصل مع الآخرين عي وسائل الاتصال المختلفة والقدرة على التعامل مع مختلف المواقف بشكل صحيح .

• الوفاء بواجبات السكرتارية الأخرى حسب الحاجة .

Skills:

I have self-motivation to gain more practical

experience and skills in the areas of work.

Participation of individuals and groups in the field of work through discussions aimed at planning and

taking positive decisions.

Computer applications & Internet.

Ability to work under pressure, and learn new skills.

Seriousness and taking responsibility especially those that require decisions

Good dealing with customers commensurate with

the work.

Ability to coordinate with customers or contractors according to job requirements and with various

departments independently.

Ability to accurately organize work.

Ability to teamwork, and collaboration with team members .

: الــمــهـــارات

لدي حافز ي

ذارب لكسب المزيد من الخي ات العملية والمهارات ي

نف مجالات

العمل المختلفة.

المشاركة الفعالة مع الأفراد والجماعات ي

نف مجال العمل من خلال

مناقشات تهدف إلى التخطيط واتخاذ القرارات الإيجابية.

القدرة على التعامل الجيد مع الحاسب الآيلى والإنري نت.

القدرة على العمل تحت ضغط العمل والشعة ي

نف تعلم المهارات.

الجدية وتحمل مهام المسؤوليات خاصة ما يحتاج منها إلى قرارات .

التعامل الجيد مع العملاء بما يتناسب مع طبيعة العمل.

القدرة على التنسيق مع العملاء أو ن المقاولي وفقا لمتطلبات العمل ومع مختلف الإدارات بشكل مستقل.

القدرة على تنظيم العمل.

القدرة على العمل الجمايع والتعاون مع أعضاء الفريق وقيادة فرق العمل .

Reference and Contact:-

Mobile : 55307930

Email : ***************@*****.***

Contact this candidate