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AVISO DE PRIVACIDAD PARA EMPLEADOS

En este Aviso de privacidad para empleados se explica cómo ABM administra y usa la información personal que tomamos sobre usted.

“Nosotros” o “nos” o “nuestro” significa ABM Industries, como se menciona arriba, su empleador posible, actual o anterior.

“Usted” o “su” significa nuestro personal actual o anterior, solicitantes de empleo, consultores, contratistas individuales y terceros que nos dan su información relacionada con el empleo u otra relación laboral (por ejemplo, podemos recibir información de contacto de emergencia o información sobre cónyuges, dependientes o beneficiarios).

Nos comprometemos a proteger su información personal y ser transparentes en cuanto a la información que tenemos. No vendemos ni revelamos su información personal. Su información personal será tratada de manera segura y confidencial y solo según se explica abajo o de otra forma por escrito. Nuestros procedimientos son regulados por los requisitos establecidos por ley y normas principales de procesamiento de datos. Este aviso le informa de cómo administramos y tomamos su información personal. Léalo atentamente.

QUÉ INFORMACIÓN RECOPILAMOS SOBRE USTED?

Recopilamos y guardamos información que se puede usar para identificarlo o que se relaciona con su identidad. Esta información incluye:

• Información personal, como su nombre, género, raza/etnia y estado civil.

• Información de reclutamiento, como competencias, experiencia, cualificaciones y referencias.

• Información de nómina y beneficios, como cantidad del pago, horas extra, información de bonificaciones y de cuentas bancarias, nombres y fechas de nacimiento y números del seguro social de cónyuges, dependientes o beneficiarios.

• Registros de horarios y asistencia, como información de horas de entrada y salida y registros de licencia/ausencia.

• Información de desempeño, como comentarios de los gerentes y revisiones de desempeño.

• Información médica y de seguridad, como auditorías, solicitudes de controles, reportes de incidentes y evaluaciones de riesgos.

• Información de recursos humanos, como número de empleado y cargo.

• Información de capacitación, como registros relacionados con necesidades de capacitación o si completó alguna capacitación o no.

• Expedientes disciplinarios, como quejas y expedientes de investigaciones.

• Uso de la computadora, si lo permite la ley, podemos monitorear cómo usa usted nuestras computadoras, incluyendo los sitios web que visita.

• Revisiones de identificación, como resultados de verificaciones de antecedentes penales y verificaciones I9.

• Salud y bienestar, como información médica ocupacional, discapacidades o información de requisitos especiales.

• Información financiera, como datos de beneficios, deducciones de pago que debe a terceros e información de cuentas bancarias.

• Información biométrica, como huella dactilar, reconocimiento de voz, cara, patrón de mano, fotografías y datos sensoriales como información de audio y visual que podemos obtener si utiliza entrevistas en video como parte del proceso de solicitud.

• Datos de lugar, como lugar del auto de la compañía, lugar de horario de entrada y lugares de uso del teléfono corporativo.

También podemos tomar otra información que elija darnos durante el curso de su empleo. Por ejemplo, también puede darnos información sobre otras personas, como su cónyuge, sus dependientes, beneficiarios y familiares, para que podamos darles beneficios o comunicarnos con alguien si hubiera una emergencia. Antes de darnos información sobre otras personas, debe informarles sobre los datos que piensa darnos. Si nos revela sus datos personales, es posible que ellos también quieran leer este aviso. Si lo permite la ley o con su consentimiento, también podemos tomar cierta información llamada “información personal confidencial”. Esto incluye información como:

• Raza u origen étnico

• Información médica

Aviso actualizado el 12/01/2023

• Huellas dactilares (que se usan en relojes de registro de horarios) u otra información biométrica que puede ser necesaria para trabajar en áreas seguras.

• Salud mental o física

• Membresía de sindicato de trabajadores

• Orientación sexual

• Antecedentes penales e información relacionada con delitos penales

CÓMO RECOPILAMOS SU INFORMACIÓN?

Podemos tomar su información personal de más de un lugar, pero, sobre todo, directamente de usted. Generalmente usted dará esta información directamente a sus gerentes o contacto de RR. HH. locales. También tomamos su información personal de sus gerentes, RR. HH. o compañeros de trabajo (por ejemplo, comentarios de los gerentes).

Podemos tomar información personal de un empleador anterior, médicos, autoridades tributarias, proveedores de beneficios o cuando empleamos a un tercero para que haga una revisión de antecedentes previa al empleo

(cuando lo exige o lo permite la ley).

POR QUÉ RECOPILAMOS SU INFORMACIÓN?

Siempre que tomamos su información personal, lo hacemos porque hay una razón legal u otra necesidad. La mayoría del tiempo, recopilamos su información porque:

• tenemos que administrar nuestra empresa y esto incluye contratar personas calificadas;

• tenemos que cumplir nuestras obligaciones con nuestros empleados, por ejemplo, el pago de sueldos;

• usted firmó un acuerdo de empleo que nos exige recopilar su información o compartir su información a terceros;

• tenemos que cumplir nuestras obligaciones legales como informar las estadísticas de contratación a las autoridades gubernamentales; o

• la recopilación es por un interés comercial legítimo. Cuando tomamos información para nuestro interés comercial legítimo, es porque tenemos interés en atraer y contratar empleados calificados, prevenir fraudes y administrar nuestra empresa. Esto es importante para que cumplamos las expectativas de nuestros clientes y otras necesidades comerciales. Algunas veces tomamos y entregamos su información personal a un tercero, como un cliente pues se nos ha pedido hacerlo (por ejemplo, para cumplir los requisitos de seguridad de nuestros clientes). En algunos casos, puede pedirnos que entreguemos su información a otro tercero por un motivo especial y seguiremos sus instrucciones en su nombre (por ejemplo, si nos pide que entreguemos su información de pago a un banco por una solicitud de hipoteca que usted hizo). Cuando tomamos información personal confidencial es por las razones de arriba y porque:

• tenemos que cumplir nuestras obligaciones y para ejercer sus derechos o los nuestros según las leyes laborales y del seguro social;

• tenemos que determinar si usted puede trabajar o para dar atención o tratamiento médico o social o para administrar atención y servicios médicos o sociales;

• tenemos proteger sus intereses vitales o los intereses de otra persona cuando usted no pueda dar su consentimiento física o legalmente, (por ejemplo, en una emergencia médica); o

• queremos garantizar la igualdad de oportunidades o tratamiento entre personas de distintas razas u origen étnico, personas con distintos estados médicos físicos o mentales o personas con distinta orientación sexual.

También podemos recopilar información sobre condenas y delitos penales, si lo permite la ley. Por ejemplo,

• Una verificación de antecedentes penales durante el reclutamiento o la transferencia, o cuando se necesita un cuestionario de evaluación continuo, ya que pidió trabajar en un puesto en el que la ley permite una verificación.

• Se procesará una acusación de un delito o condena penal que surja durante su relación con nosotros (por ejemplo, en un proceso disciplinario) para que podamos tomar decisiones sobre su relación con nosotros.

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NECESITAMOS SU CONSENTIMIENTO?

Solo tomamos su información personal a efectos de cumplir nuestros requisitos legales relacionados con su empleo, otros requisitos legales, intereses vitales, tareas públicas y otros intereses legítimos. Si tomamos voluntariamente más información para otros propósitos, algunas veces podemos pedirle su consentimiento para tomar y usar ciertos tipos de información como sus pasatiempos e intereses, que se usarán en un boletín de la compañía, o información de su auto personal para estacionarse en un lugar de ABM. La razón de tomar más información personal se le dará en el momento en que le pidamos su consentimiento. No es una condición ni requisito de su empleo aceptar ninguna solicitud de consentimiento de nosotros.

CUÁNTO TIEMPO GUARDAMOS SU INFORMACIÓN?

Guardamos su información el tiempo que lo exija la ley. Esto generalmente esto será por el tiempo que esté empleado por nosotros más algún tiempo extra después de la terminación de su empleo, para propósitos como conservación de registros tributarios y dar informes según lo exige el gobierno u otras leyes. La cantidad de tiempo que retenemos su información variará basándose en la categoría de la información.

CÓMO ASEGURAMOS SU INFORMACIÓN?

Usamos medidas de seguridad técnica y organizacional para proteger la seguridad de su información personal tanto en línea como fuera de línea, incluyendo la implementación de controles de acceso, implementación de firewalls, detección de intrusión de redes y uso de software antivirus. Tenga en cuenta que ningún sistema es totalmente seguro y, aunque nos esforzamos por proteger su información personal, no podemos garantizar que nunca ocurrirá un acceso no autorizado, piratería, pérdida de datos o vulneración de datos.

A QUIÉN REVELAMOS SU INFORMACIÓN?

Revelamos su información a miembros de nuestro equipo de Recursos Humanos y con la administración responsable de tomar decisiones sobre su relación con nosotros, además de otros departamentos que necesitan su información para cumplir ciertos requisitos. Es posible que también entreguemos su información personal a un tercero, como un cliente pues se nos ha pedido hacerlo (por ejemplo, para cumplir los requisitos de seguridad de nuestros clientes). Además, revelaremos alguna información a organizaciones u otras compañías que nos prestan servicios, tales como nuestro proveedor de nóminas que emite sus cheques de pago. Estas compañías u organizaciones cambian de vez en cuando. Ejemplos incluyen autoridades tributarias y del seguro social, autoridades reguladoras, nuestras aseguradoras, banqueros, administradores de IT, abogados, auditores, inversionistas, consultores de salud y seguridad, agentes de reclutamiento, proveedores de salud ocupacional y otros asesores profesionales, proveedores de sistemas de RR. HH., proveedores de nómina, proveedores y administradores de beneficios, proveedores de preselección de personal terceros y asesores médicos cuando pidamos un informe. Podemos revelar su información a compañías del grupo ABM (incluyendo ABM Industries Incorporated y sus subsidiarias) para que puedan prestarnos servicios o si tienen una necesidad legítima de su información. Solo revelaremos su información si es indispensable para prestar los servicios necesarios. No vendemos ni revelamos su información personal.

CAMBIARÁ ESTE AVISO EN EL FUTURO?

Podemos cambiar o actualizar este Aviso de privacidad para empleados en cualquier momento. Si cambiamos algunas políticas que se relacionen con la toma y el uso de su información, actualizaremos este Aviso de privacidad para empleados de California y se lo informaremos por medio de los canales de comunicación normal con los empleados.

Este Aviso de privacidad para empleados se actualizó y revisó por última vez el 1 de diciembre de 2023. PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN, COMUNÍQUESE CON:

Puede comunicarse con nosotros en relación con este aviso enviando un correo electrónico a nuestros representantes de privacidad a ****************@***.***.

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