administrative assistant

Location:

Sarajevo, Bosnia and Herzegovina

Salary:

2500

Posted:

July 20, 2023

Contact this candidate

Resume:

Curriculum Vitae Biljana Jelić

Nº3, S.J. Vukotića, Pale, 71420, BiH

+387-**-***-*** +387-**-***-***

************@*******.***; ************@*****.***

Sex Female Date of birth 16/01/1971 Nationality BiH RADNO ISKUSTVO

ŽELJENO RADNO MJESTO /

ZVANJE NA KOJE SE

PRIJAVLJUJEM

OFFICE MANAGER

april 2020. godine – trenutno

zaposlenje

Office Manager

Real Inžinjering d.o.o. Sarajevo for EPTISA, Project Office Sarajevo, Avde Smajlovića br. 3c, 71000 Sarajevo

EPTISA je izabrana za Konsultanta na Projekt vodoopskrbe i odvodnje otpadnih voda u Federaciji Bosne i Hercegovine WATSAN FBiH“ i započela je početnu fazu radova u aprilu 2020. godine. Konzultant podržava Jedinicu za upravljanje Projektom i timove za provedbu Projekta u poduzimanju sljedećih aktivnosti: osiguranje kvalitete tenderske/natječajne dokumentacije, nadzor nad radovima u opštinama uključenim u financijski ugovor s EIB-om i pružanje tehničke pomoći za komponente Projekta, kada to zatraže. Moje dužnosti u najkraćem su bile:

• korištenje niza MS Office programa, (programi za obradu teksta, pravljenje tabela, pravljenje prezentacija…. / e-mail, word, excel, database, power point……)

• upravljanje sistemom arhiviranja i evidencije;

• evidentiranje kancelarijskih troškova i upravljanje kancelarijskim budžetom;

• organizovanje kancelarijskog rada i prostora i održavanje zaliha kancelarijskog materijala i opreme;

• održavanje stanja ureda i organizovanje potrebnih popravki i čišćenja;

• organizovanje sastanaka, dogovaranje termina, planiranje i organizovanje različitih događaja;

• Različite vrste korespondencije, izvještaja, zapisnika; komunikacija s klijentima itd.

• Usmeno i pismeno prevođenje sa bhs na engleski i obrnuto Vrsta djelatnosti ili sektor - Konsulting, Inženjering, arhitektura februar 2014. – januar 2020. Office Manager

Louis Berger Inc. France, Project Office Sarajevo, Marsala Tita br.2, 71000 Sarajevo, http://www.louisberger.com/

Konzorcij Louis Berger, France i ILF Beretende lng ZT GmbH, Austria koji je predstavljao Louis Berger je izabran za Konsultanta na Projekt vodoopskrbe i odvodnje otpadnih voda u Federaciji Bosne i Hercegovine WATSAN FBiH“ i započeo je početnu fazu radova u februaru 2014. godine.

. Moje dužnosti u najkraćem su bile:

• korištenje niza MS Office programa,

• upravljanje sistemom arhiviranja i evidencije;

• evidentiranje kancelarijskih troškova i upravljanje kancelarijskim budžetom;

• organizovanje kancelarijskog rada i prostora i održavanje zaliha kancelarijskog materijala i opreme;

• održavanje stanja ureda i organizovanje potrebnih popravki i čišćenja;

• organizovanje sastanaka, dogovaranje termina, planiranje i organizovanje različitih događaja;

• Različite vrste korespondencije, izvještaja, zapisnika; komunikacija s klijentima itd.

• Usmeno i pismeno prevođenje sa bhs na engleski i obrnuto Vrsta djelatnosti ili sektor - Konsulting, Inženjering, arhitektura juni 2012. - februar 2014. Slobodni prevodilački poslovi po angažovanju

Provođenje različitih vrsta dokumenata po zahtjevu i angažmanu Curriculum Vitae Replace with First name(s) Surname(s)

Policijska misija Evropske unije u Bosni i Hercegovini (EUPM), bb Aleja Bosne Srebrene, 71000 Sarajevo, www.eupm.org

• Koordiniranje aktivnosti između nadređenih, pododjeljenja i timova na terenu, praćenje njihovog rada i osiguravanje nesmetanog rada kroz svakodnevni kontakt sa finansijskom, logističkom, transportnom i drugim službama u EUPM-u

• Obavljanje svih kancelarijskih i administrativnih poslova i podrška mojim nadređenim

• Kontakti sa ministarstvima na državnom i entitetskom nivou, sa policijskim tijelima kao i sa različitim građanskim udruženjima i drugim organizacijama

• Planiranje i organizovanje svih aspekata različitih događaja (sastanci, seminari, radionice, treninzi, konferencije…)

• Usmeno i pismeno prevođenje sa bhs na engleski jezika i obrnuto za nadređene i druge službenike u jedinici.

Prevodilac i asistent

• Prevođenje sastanaka na visokom nivou, kao i sastanaka na državnom nivou, nivou ministarstava i opštinskom nivou te na terenskim intervencijama u koje smo bili uključeni.

• Prevođenje raznih dokumente, uglavnom pravne prirode

• Pomoć u organizaciji različitih događaja

• Održavanje kontakata s različitim suradnicima

• Organizacijska, kancelarijska i administrativna podrška mojim nadređenima i timovima Vrsta djelatnosti ili sektor – Međunarodna organizacija / Međunarodna diplomatska misija maj 2001. – decembar 2002. Prevodilac i asistent

Misija Ujedinjenih nacija u Bosni i Hercegovini, bb Aleja Bosne Srebrene, 71000 Sarajevo

• Prevođenje sastanaka na visokom nivou Međudržavne komisije za obilježavanje granice, sastanaka s organizacijama civilnog društva, sudskih postupaka, saslušanja sa žrtvama trgovine ljudima

• Prevođenje relevantnih dokumenata

• Pomoć i podrška nadređenima u bilo kojoj aktivnosti.

• Organizacijski, kancelarijski i administrativni poslovi Vrsta djelatnosti ili sektor – Međunarodna organizacija / Međunarodna diplomatska misija novembar 1999. – maj 2001. Lični asistent

Misija OSCE-a u BiH

• Organizovanje seminara i radionica za opštine, priprema svih potrebnih materijala za te događaje i prevođenje tokom tih događaja

• Kontakti s vladinim i nevladinim sektorom

• Izrada nacrta izvještaja, prijedloga i drugih potrebnih dokumenata

• Prevodilačka, sekretarska, organizacijska, administrativna i logistička podrška pružena mojim nadređenim

• Osiguravanje nesmetanog rada i omogućavanje glatkog odvijanja svih operacija kroz svakodnevne kontakte sa finansijskom, logističkom, transportnom i svim ostalim relevantnim službama Vrsta djelatnosti ili sektor – Međunarodna organizacija / Međunarodna diplomatska misija Curriculum Vitae Biljana Jelić

OSPOSOBLJAVANJE

LIČNE VJEŠTINE i

KOMPETENCIJE

januar 1995. – novembar 1999. Terenski službenik – odgovorna osoba za odjeljenje za humanitarnu pomoć i logistiku u Terenskoj kancelariji

Misija Međunarodnog komiteta Crvenog krsta/križa u BiH, Terenska kancelarija/ured Pale

• Vođenje projekata od predstavljanja ideje i potrebe do provođenja i praćenja odobrenih projekata/programa istovremeno vodeći skladište, pomoćnu flotu automobila i tim vozača

• Redovni sastanci i kontakti s Crvenim krstovima na svim nivoima i drugim visokim i nižim tijelima vlasti (opštinskim, državnim, policija...) i drugim humanitarnim nevladinim organizacijama

• Podrška regionalnim/lokalnim ograncima Crvenog krsta/križa kao direktnim nosiocima aktivnosti

(logistička, finansijska podrška, podrška izgradnji institucija);

• Postavljanje prioriteta; Terenska procjena i praćenje potreba na terenu; Priprema i obrazloženje prijedloga projekata; Organizacija i praćenje realizacije programa; Upravljanje nabavkom i distribucijom (prikupljanje ponuda, pregovaranje, kontakti, ugovaranje, planiranje, organizovanje) i praćenje provođenja i uticaja projekata;

• Vođenje skladišta; Upravljanje skladišnim osobljem i vozačima kamiona i L/C-a te organizacija prijema i isporuka robe;

• Administrativne i kancelarijske dužnosti

Vrsta djelatnosti ili sektor – Međunarodna humanitarna organizacija / Međunarodna diplomatska misija 1985 - 1989 Pomoćnik prevodioca – diploma srednje škole PRVA GIMNAZIJA SARAJEVO, BiH

Engleski, arapski i turski jezik, poslovno i opšte obrazovanje 1989 - 1991 Napredno znanje engleskog jezika Bez diplome FILOZOFSKI FAKULTET SARAJEVO

Arapski i engleski jezik

1997 - 1999 Napredno znanje engleskog jezika

OXFORD CENTRE BELGRADE

Engleski jezik

Maternji jezici srpski, hrvatski i bosanski

Drugi jezik/ci RAZUMIJEVANJE GOVOR PISANJE

Slušanje Čitanje Usmena interakcija Usmeno izražavanje engleski C1 C1 C1 C1 C1

Nivoi: A1/2: Elementarna upotreba jezika - B1/2: Samostalna upotreba jezika - C1/2 Napredna upotreba jezika Zajednički evropski referentni okvir za žive jezike (CEFR-Common European Framework of Reference for Languages) Curriculum Vitae Replace with First name(s) Surname(s)

© European Union, 2002-2013 http://europass.cedefop.europa.eu Page 4 / 5 Komunikacijske vještine Razvila sam dobre socijalne i komunikacijske vještine stečene kroz različita radna iskustva i pokazala i dokazala da mogu izgraditi vrlo dobre međuljudske odnose, zasnovane na povjerenju, poštovanju, pouzdanosti, te da sam vrlo dobar timski igrač.

Moja dostignuća u ovoj oblasti su:

o Koordinirala sve funkcije Jedinice za tim zaposlenika (njih 80 podijeljeno u 14 različitih timova u sjedištu plus 4 terenska tima)

o Riješila 3 interna međuljudska problema/konflikta o Timski rad - organizacija i koordinacija nekoliko velikih i važnih događanja, prevođenje materijala za njih u kratkom roku, priprema svih materijala za sve sudionike i dogovaranje mjesta održavanja za svaki

o Ostvarila korisne kontakte s različitim partnerima, stvarajući, prezentirajući i održavajući odličan imidž poslodavaca i vrlo dobre odnose na svim nivoima. o Dokazana sposobnost prilagođavanja potpuno različitim situacijama i sagovornicima kao i razgovor sa žrtvama..

Organizacione / upravljačke

vještine

Vodila sam sve administrativne dijelove operacija odjeljenja, planirala unaprijed predviđajući moguće probleme i razmatrajući i iznoseći stavke koje bi mogla zahtijevati hitno rješavanje mojim nadređenima. Uvijek sam organizovala i vodila evidenciju rada u svojim odjeljenjima

(sastanci, zahtjevi za odmor, zahtjevi za službena putovanja, radne bilješke, dodjela vozila, inventar itd.). Na ovom polju moja lična dostignuća su: o Dogovorila, organizovala i koordinirala nekoliko velikih prevoda pa čak i sa eksternim angažovanjem prevodilaca,

o Dogovorila i izvršila nabavku i dostavu humanitarne pomoći u ime društva o Planirala, organizovala, koordinisala i provela sve aspekte velikog preseljenja kancelarija u dvije firme

o Koordinirala korištenja vozila unutar Jedinice/kancelarije i njihovog održavanje tako da se ne remeti rad nijedne službe.

o Nadogradila sistem izvještavanja sa štampanih izvještaja u detaljne prezentacije za sastanke Upravnog odbora i redovno pripremala te izvještaje/prezentacije. o Poboljšala unutrašnju organizaciju rada razvojem elektronskog sistema arhiviranja i baze podataka te postavljanjem zajedničkog online planera/kalendara za sve odjele/timove o Zatvorila i administrativno i arhivski rad jedinica za kraj misije/projekta u tri navrata Poslovne vještine o Određivanje prioriteta i dovršavanje više zadataka istovremeno, prateći ih kako bi se postigli ciljevi projekta.

o Praktičan office manager.

o Vješta u vođenju projekata i naviknuta na terenski rad. o Logističar upućen u sve operativne aspekte upravljanja voznim parkom, kontrole kvalitete, otpreme, prijema, planiranja distribucijskih zahtjeva i kontrole zaliha. Digitalne vještine Već više od 25 godina koristim programe za obradu teksta, web-preglednik/e-poštu, baze podataka i programe za prezentacije i programe za tabelarne kalkulacije. Posljednjih 20 godina uglavnom sam koristila MS Office, iako sam prije koristila i Lotus i Corel, a i na svom kompjuteru sam imala Corel Office.

Ostale vještine o Arhiviranje

o Planiranje sastanka

o Upravljanje rasporedom

o Pisanje izvještaja

Vozačka dozvola B1, B & BE - Vozač od 1989. godine sa važećom BIH vozačkom dozvolom. Curriculum Vitae Biljana Jelić

PRILOZI

Preporuke Gospođica Elisabetta Brumat

Home: +39-348-***-****

Email: **********.******@********.***

Detective Inspector Stephen GODDARD

+44-778*******

Gospođa Sanja Bojanić

+387-**-***-***

*****.*******-*******@****.***

Gospođa Biljana Kraemer

+49-152*-*******

********@*****.**

Svjedočanstvo srednje škole i pisma preporuke su na raspolaganju po zahtjevu

Contact this candidate