CURRICULUM VITAE

Organization and

Function

Period and Reason

of leaving

Human Ressources and

Administrative Officer-

UNHCR

United Nations High

Commissioner for

Refugees

- Description of duties

-

- Faire le suivi mensuel des mouvements (congés annuels, congés de circonstances, jours fériés) et produire un rapport.

- Tenue et mise à jour permanente des dossiers du personnel du Bureau National

- Faire signer les bulletins de paie à la fin de chaque mois aux personnels du Bureau National

- S’assure que tous les dossiers des ressources humaines soient en règle et que chaque employé possède son propre dossier mise à jour.

- Faire la revue documentaire des dossiers du personnel national et faire ressortir les écarts afin de mener des actions correctives et mettre a jour la fiche de verification.

- Mise à jour et faire le suivi des timesheets du personnel du Bureau National

- S’assurer de l’archivage en dur et électronique sur filing tree des dossiers du cycle des employés (de l’entrée à la sortie) du Bureau National est bien fait

- Assurer une bonne documentation/classement en dur et électronique des copies des déclarations et peuves de paiements ;

- Rassemble au BN les Proofs of life de tous les staffs NRC en conformité avec les règles en place

- Fait rapport régulièrement à sa hiérarchie sur ses activités afin d’obtenir son appui en cas de nécessité ;

- Effectue toutes autres tâches assignées par son supérieur hiérarchique

- Je trie le courrier et les appels téléphoniques, rédige les documents et lettres, coordonne les calendriers des réunions et rendez-vous ;

- Gérer l'agenda et organise les voyages et déplacements de mes collègues et supérieurs (comme l'agenda des commerciaux ou les voyages du directeur)

Période :

January,2023-In

progress

QUALIFICATION: MBA, master’s degree de gestion des ressources humaines chez I.S.M Dakar, Licencié en Informatique de Gestion, Certifié dans differents cours de gestion Administrative: Enterprise Risk Management, Project management, Payroll Enterprise Resource Planning, Cash Forecasting, Management of Account., Managing Cash account, Fleet Management

, Business Management and Strategy, People management, introduction to the programme of human resource, Persuading through listening, UNHCR’s resource and management plan, Result Based Management, People recruiting, Problem-solving

….. Planing

Full Name : PATIENT SIBALISASI PALUKU.

Place of birth : GOMA, 16th January /1990.

Marital status : Maried

Permanent address: DRC/North Kivu/Goma/ Municipacity of Karisimbi /Virunga District /Av. Kagéphar,N 14 Phone Numbers : +243*********. /+243********* /+243********* E-mail : adw2u0@r.postjobfree.com or adw2u0@r.postjobfree.com Executive Assistant

Remote position at

Clarify Health Solutions

- Description of duties

-

- Organiser et planifier des réunions et des rendez-vous impliquant plusieurs calendriers complexes de manière efficace et rapide, avec un minimum de guidance et d'input.

- Identifier de manière proactive les potentiels conflits avec le calendrier et les résoudre de manière indépendante. Gérer les réservations de voyages et la logistique, anticipant les besoins du voyageur d'affaires.

- Planifier et gérer la logistique des réunions et événements tant pour l'entreprise que pour les clients externes (par exemple, des événements pour les conseillers, des conférences).

- Organiser, planifier et rédiger les procès-verbaux lors des réunions pour le compte de l'exécutif ou de l'équipe.

- Produire et distribuer de manière indépendante des correspondances complexes de haute qualité. Traiter les informations confidentielles de manière professionnelle.

- Être un point de contact professionnel pour les parties prenantes internes et externes, y compris les membres du conseil d'administration et les conseillers seniors.

- Assurer la liaison avec les assistants de direction internes pour traiter les demandes et les requêtes des autres cadres supérieurs.

- Établir de solides relations avec les assistants des clients exécutifs pour faciliter la planification efficace.

- Suivre et surveiller les problèmes commerciaux en attente pour leur suivi et leur exécution. Travailler en étroite collaboration avec le chef de cabinet pour concevoir et mettre à jour le calendrier annuel de l'entreprise et distribuer les communications à l'ensemble de l'entreprise et aux investisseurs. Période :

Janvier-2023-In

progress

Human Ressources and

Administrative Officer

UNHCR

United Nations High

Commissioner for

Refugees

Description of duties:

- Coordonne et s’assure que chaque étape du ‘Cycle de vie de l’employé’ soit correctement appliquée : recrutement, intégration, développement et séparation pour toute la mission.

- Participe à la compilation des informations du plan de formation du personnel et aussi de la bonne exécution de ce plan dans toutes les Areas et le bureau national.

- Supervise l’Officier Admin et l’Officier RH et faire leur plan de performance et de développement

- Est responsable de la liaison avec les services publics de l’état : Inspection du travail, INSS, DGI, DGRAD etc.

- Assure que le suivi administratif (congés, arrêts maladies …) est bien fait par l’Officier RH au niveau du bureau national et même dans les Areas selon les procédures et systèmes en vigueur

- Responsable de l’archivage papier et électronique des dossiers du personnel national dans Office 365 (dans le Filling Tree) et s’assure que l’archivage dans les bureaux terrains soit fait en accordance avec les procédures en vigueur

- Assure le suivi et la mise à jour mensuel de tous les trackers RH

(Staffs, congé, formations, Gestion de performance, cas disciplinaires…)

- Sous la supervision du HR Manager, Coordonne l’implémentation Période :

January,2022-

December,2022

des initiatives RH du siège pour la mission

- Supervise et appui l’Officier Admin dans la gestion administrative du personnel international et des visiteurs dans l’obtention des visas et tous autres dossiers administratifs.

- Participe si nécessaire aux réunions administratives inter-ONG et autres réunions pertinentes et aux réunions

administratives inter-ONG et autres réunions

pertinentes.

Associate Human

Ressources Officer

UNHCR

United Nations High

Commissioner for

Refugees

- Description of duties

- Aider à répondre à un large éventail de questions complexes relatives aux ressources humaines et effectuer le suivi des mesures qui ont été prises, afin de s'assurer que les services de ressources humaines fournis sont cohérents et efficaces.

- Communiquer avec les candidats potentiels.

- Contacter les références des candidats et vérifier les listes d'études.

- Gérer les dossiers des ressources humaines, y compris les curriculums vitae, les registres des candidats et les formulaires des employés

- Délivrer des contrats de travail et vérifier qu'ils sont bien remplis.

- Remettre aux nouveaux employés les documents d'inscription.

- Organiser l'orientation des employés.

- Expliquer les avantages sociaux.

- Répondre aux questions relatives aux ressources humaines au sein de l'entreprise.

- Assurer la confidentialité des données des employés.

- Aider à la distribution du matériel de formation.

- Faire la revue documentaire des dossiers du personnel national et faire ressortir les écarts afin de mener des actions correctives et mettre a jour la fiche de vérification

Period :

January,2021-

December,2021

Associate Administrative

Officer. / UNHCR.

United Nations High

Commissioner for

Refugees

- Description of duties

-

- Contribuer à l’élaboration des plans de travail, plans d’achat et du recrutement du programme et à la mise en œuvre du plan de travail et l’exécution des activités du programme :

- Veiller à la conformité des activités à mener avec le plan de travail du programme ;

- En collaboration avec l’expert financier, faire un suivi budgétaire des activités ;

- Apporter un appui administratif, financier et logistique aux équipes en Kinshasa et de terrain ;

- En collaboration avec l’expert financier, mise en place d’un système de suivi des décaissements et des dépenses ;

- Elaborer et proposer au/à la Conseiller(e) Technique Principal(e) des outils de gestion technique relative aux activités logistiques du programme et des scenarios d’intervention dans le cadre des urgences et contingences du programme.

- Organiser et superviser les activités de logistique du programme

(missions, voyage) avec une attention particulière aux Période :

January,2019-

December,2019

mouvements de personnes et fret par différents moyens de transports.

- Planifier, mettre en place et gérer tous les aspects de projets relatifs aux achats et à la passation de marchés portant sur divers services et biens en tenant compte des conditions prévalant sur place, notamment sur le plan économique.

- Assister les services demandeurs et aux destinataires en ce qui concerne toutes les questions relatives aux achats en leur fournissant un appui et des orientations à tous les stades du cycle d’acquisition.

- Appui logistique à l’équipe du programme pour organiser des évènements de formations, des ateliers et des réunions. Associate Administrative

Officer / UNOPS

United Nations Office for

Project Services

- Description of duties :

- Veiller au renforcement des capacités du personnel de l’Administration du Bureau et apporter des réponses appropriées aux problèmes, en conformité avec les Règles et Procédures de l’Organisation ;

- Formuler des réponses claires et proposer des solutions aux problèmes administratifs posés par le personnel et les partenaires de l’organisation ;

- Créer un cadre d’entretien permanent pour s’assurer que le staff supervisé met en œuvre son plan de travail ;

- Superviser le processus des achats du Nord Kivu et procéder à la vérification et conformité des réquisitions, bons de commande avant leur transmission au chef du sous bureau pour approbation ;

- Créer et remplir les documents, saisir les données (data entry), classer les dossiers et veiller à ce que toutes les obligations administratives soient effectuées correctement et ponctuellement

- Je m'occupe également de tout ce qui touche aux

aspects bureaucratiques et de secrétariat, conformément aux procédures de l'entreprise.

- Mise à jour et faire le suivi des timesheets du personnel du Bureau National

- S’assurer de l’archivage en dur et électronique sur filing tree des dossiers du cycle des employés (de l’entrée à la sortie) du Bureau National est bien fait

Période :

January,2018-

December,2018

Associate Administrative

Officer.

International /

Committee of the Red

Cross (ICRC)

Description of duties

-

- Rédiger des rapports mensuels relatifs aux installations, à la gestion des logements, au bureau et voyages à l’attention du Délégué finances et administration. Gestion Financière.

- Faire le suivi des factures et paiements des biens et services liés à l’administration et s’assurer qu’il n’y ait aucune interruption de service.

- M'assurer que tous les employés internationaux sont bien Period :

January,2017-

December,2017

encadrés pour leur installation en RDC et qu'ils retournent tous les équipements reçus, meubles et tout autre bien en leur possession avant leur fin de mission.

- Superviser l’Assistante Administrative et les techniciens de surface dans leurs tâches quotidiennes.

- Aider les autres départements dans l’organisation des ateliers, des voyages, des visas et des questions d'hébergement en collaboration avec le Délégué Finance et Administration.

- Organiser et coordonner toute l’administration, les séminaires et les grandes réunions (choix de l’hôtel, transport, restauration, multiplication des supports, réservation de billets d’avion, visa etc.)

- Effectuer l’inventaire périodique des équipements de bureau et des maisons des employés internationaux et soumettre le rapport au Délégué Finance et Administration.

-

Human Ressources

Associate / Oxafam

International

- Description of duties

-

- Répartir les responsabilités et contribuer à la formation en cours d'emploi et au perfectionnement des membres du personnel d'appui moins expérimentés, afin de s'assurer qu'ils ont une connaissance adéquate des systèmes et procédures de gestion des ressources humaines leur permettant de s'acquitter de leurs fonctions et de contribuer ainsi à la fourniture de services de ressources humaines efficaces

- Déterminer les besoins en évolution de l'organisation et recommander des modifications à apporter aux processus et procédures de gestion des ressources humaines, afin de faciliter l'amélioration des services des ressources humaines.

- Appui dans le processus de préparation de la paie/payroll

- Constitution du dossier de chaque nouvel employé à son entrée et se rassurer que tous les documents sont disponibles et complet

- Faire le suivi mensuel des mouvements (congés annuels, congés de circonstances, jours fériés) et produire un rapport.

- Tenue et mise à jour permanente des dossiers du personnel du Bureau National

- Faire signer les bulletins de paie à la fin de chaque mois aux personnels du Bureau National

- S’assure que tous les dossiers des ressources humaines soient en règle et que chaque employé possède son propre dossier mise à jour

Période

January,2016-

December,2016

Senior Admin Assistant

/ World Food

Programme-WFP

Description of Duties

- Veiller au renforcement des capacités du personnel de l’Administration du Bureau et apporter des réponses appropriées aux problèmes, en conformité avec les Règles et Procédures de l’Organisation ;

- Formuler des réponses claires et proposer des solutions aux problèmes administratifs posés par le personnel et les Period :

January,2015-

December,2015

Parcours Académique et études effectuées

Compétence informatique

- Forte connaissance des logiciels MSRP, ERP, INSPIRA, ATLAS, KOBO, SPSS et «UMOJA» et d’autres logiciels de bureau (Word, Power Point, Excel Avancé, Internet)

- Connaissance des applications informatiques (MS Excel, MS Power Point, MS word). Expérience d’exploitation : Windows 7,8,10.

-

partenaires de l’organisation ;

- Créer un cadre d’entretien permanent pour s’assurer que le staff supervisé met en œuvre son plan de travail ;

- Superviser le processus des achats du Nord Kivu et procéder à la vérification et conformité des réquisitions, bons de commande avant leur transmission au chef du sous bureau pour approbation ;

- Créer et remplir les documents, saisir les données (data entry), classer les dossiers et veiller à ce que toutes les obligations administratives soient effectuées correctement et ponctuellement

- Gérer l'agenda et organise les voyages et déplacements de mes collègues et supérieurs (comme l'agenda des commerciaux ou les voyages du directeur)

- Assister le responsable administratif et financier basé à GOMA au niveau de la gestion financière, comptable et de la coordination des différents services. J'assure la gestion de la petite caisse ; Et Je gère la trésorerie au quotidien Period Establishment Title Obtained Mention

Janvier,2023-in

progress

Higher Institute of Management

of Dakar, Senegal, (I.S.M)

Master’s degree in Human Ressources

Management

In progress

2012-2015. Institut Supérieur d’Informatique

de gestion (ISIG) / Goma.

Diplôme de LICENCE en informatique de

Gestion.

Satisfaction.

2019-2019

January- May

Learn and Connect.

Training Certificate in the course of

budget structures.

Distinction

01-2020 & 01-2022

Learn and Connect_UNHCR.

Certifié dans différents Cours

administratifs et financier sur Lean and

Connect_UNHCR,

Distinction

2006- 2012

Institut Majengo Diplôme d’Etat en Biologie Chimie Satisfactions

1997-2006

E.P .Virunga Neighborhood

(LAIC)

Certificat de fin d’étude primaire.

Distinction

General Taks

Acquisitions

Budget

Cash Forecasting

Coaching

Crisis

Data Entry

Documentation

Drug Utilization Review

eLearning

Filing

Fleet Management

Forecasting

Fraud investigation

Employee Relations

Management

People Management

Tenant Relations

Project management

Risk management

Payroll

Liaison

eLearning

Strategic planning

Project Coordinator

Employee Relations

Human Resources Information System

New Hire Orientation

New Hire Processing

Employee Relations

Enterprise Resource Planning

Manufacturing Execution System

Strategy Development

Atout Majeurs dans la section administrative

-

- Bonne expérience dans la gestion des opérations caissières, gestion administrative et financière des opérations d’une organisation, gestion comptable ;

- Expérience en gestion du personnel, préparation des documents de voyage des staffs d’une organisation pour une mission de service, établissement de la fiche de paie, des rapports financiers et comptables ;

- Connaissance dans la rédaction des lettres administratives d’une organisation et de la gestion des opérations financières entre l’organisation et la banque.

- Personne n’intègre, possédant un bon sens d’initiative et du bon jugement, orientée vers les résultats et prête à relever le défi.

- Forte aptitude à produire un travail de synthèse, de qualité et détaillé avec toute confidentialité dans un bref délai, excellente travailleuse en équipe,

- Bonne capacité en communication et un sens du contact, une grande capacité d’adaptation et à former d’autres employés tout en respectant leurs droits humains et les normes d’une compagnie.

- Possession d’un bon esprit de rigueur, une capacité d’anticipation, de maitrise et une forte aptitude en termes de gestion des stress, proactive, souple avec une bonne mobilité géographique. Bonne connaissance de l’informatique, de la gestion de la communauté d’une zone.

-

Formations faites

- Result Based Management

- Focusing on your priorities

- Devolloping your carreeer

- Crisis Communication

- Managing Cash Accounts 2.0

- Cash Forecasting 2.0

- The Key to Good Communication Your Audience

- La gestion axée sur les résultats au HCR_Management Based Result of UNHCR

- La programmation pluriannuelle du HCR

- UNHCR's Resource and Management Plan

- Le plan de Ressources et de Gestion du HCR

- Managing Workplace Stress

- People management - Active listening

- People management - Duty of care

- People management - Emotional intelligence

- People management – Motivation

- Management routière

- Protection Induction Programme

- IGO Understanding Investigations

- Managing of UNHCR Assets

- Interview for Protection eLearning Course (IPeLC)

- Business Management and Strategy: The HR Function and Business Environment

- Certification Programme in Supply Chain Management - Self-study

- Business Management and Strategy: HR and the Strategic Planning Process

- Enterprise Risk Management in UNHCR (English)

- UNHCR Global Fleet Management

- Cash Forecasting 2.0_

- Gestion des approvisionnements_Introduction à la chaîne d'approvisionnement du HCR_21

- People management - Managing bias

- People management - Emotional intelligence

- People management - Duty of care

- People management - Managing performance

- People management – Coaching

- FManagements of Fraud and Corruption_UNHCR

- Fundamentals of Fraud and Corruption Awareness

- People management - Managing bias

- People Planning: Contract Types 2020

- People Support: Grievance Mechanism 2020

- People Support: Performance & Career Management 202

- People Support: Staff Health & Wellbeing 2020

- People Support_Training & Development 2020_

- People Transition: Transition 2020

- Prevention of Sexual Exploitation and Abuse

- (PSEA) - [Multilanguage]

- Problem-solving: Tools and Methods. Part B

Formation Faites

- Project Management Essentials. Part B

- The management styles

- UN & UNHCR Induction

- UNHCR's Multi-Year Programming

- UNHCR's Resource and Management Plan

-

Compétence Linguistique.

LANGAUGE LANGUAGE WRITTEN

FRENCH Excellent Excellent

ENGLISH Excellent Excellent

SWAHILI Excellent Excellent

LINGALA Excellent Excellent

Personnes de références

Je jure sur mon honneur que les renseignements fournis ci-haut sont sincères, exacts et vérifiables PALUKU SIBALISASI Patient.

08/05//2023

Names Organization and Function Contacts

- Mr Ntabaza Bahizi Junior. - United Nations High commissioner for refugees_UNHCR / Assoc.Administrative Officer-

My direct supervisor / GOMA

adw2u0@r.postjobfree.com

Phone Number : +243*********

- Mr. Mamadou Cissokho -- . d Nations High commissioner for refugees_UNHCR /Head Of Sub Office/ My Direct

Supervisor.

cissokho@unhcr: org

Phone Number: '+243*********

- Mr Conteh Gifty United Nations High commissioner for refugees_UNHCR / Associate Admin Finance

Officer / BUKAVU: My Supervisor.

adw2u0@r.postjobfree.com

Phone Number:+243*********

Contact this candidate