Executive Assistant

Silvia Giglioli – Curriculum Vitae

Cellulare UK: +44.790-***-****

Cellulare IT: +39.348-***-**** (solo WhatsApp)

E-mail: ******.********@*****.**

Profilo LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/silvia-g-9ba5a282/

Skype ID: greenbluerose

Residenza in Italia: Mirandola (MO)

PROFILO

• Assistente di direzione e di team con conoscenza di 5 lingue straniere

• Ottime abilità interpersonali, abituata a lavorare con professionisti di diverse nazionalità e culture

• Altamente motivata, proattiva ed energica, con ottime capacità di comunicazione, analisi e problem solving

• Comprovata capacità nell’attribuire priorità e nel rispettare scadenze tassative

• Efficiente nel lavoro in team e autonomo

• Diplomatica ma assertiva, educata, affabile, socievole

CONOSCENZE LINGUISTICHE

Italiano: Madrelingua

Inglese: Eccellente

Francese: Ottimo

Portoghese: Ottimo

Spagnolo: Buono

Tedesco: Scolastico

ISTRUZIONE

Laurea magistrale (quadriennale – vecchio ordinamento) in Lingue e Letterature Straniere – Università di Bologna

CONOSCENZE INFORMATICHE: Windows (Word, Excel, Access, PowerPoint, Outlook, OneNote, Sharepoint)

Piattaforme di comunicazione utilizzate: MS Teams, Zoom, WebEx, Equinox Sistemi utilizzati: CRM (RW&M), FileSite, Fraedom, Veeva PromoMats, Concur, Workday, Chrome River

PERCORSO PROFESSIONALE – UK

Assistente di Alta Direzione al Direttore Esecutivo dell'Unità Mercati digitali (DMU) Aprile 2024 – ad oggi

Competition and Markets Authority (CMA) [equivalente britannico dell’Autorità Garante della Concorrenza e dei Mercati], Londra

• Gestione agenda e inbox del Direttore Esecutivo, monitoraggio dei progressi e produzione reports ricapitolativi di eventuali problemi emergenti

• Gestione proattiva ed efficiente del diario/agenda dando priorità agli appuntamenti più importanti

• Creazione delle bozze di risposta alle emails del Direttore Esecutivo per la revisione finale pre-invio

• Contatto principale per gli stakeholder e relative assistenti

• Organizzazione di incontri interni ed esterni (compresi i vertici e le riunioni del G7) con enti governativi britannici e stranieri come Financial Conduct Authority, Department for Science, Innovation and Technology, Information Commissioner’s Office, Ofcom (Office of Communication), Department for Business and Trade, Payment Systems Regulator, Banca d'Inghilterra, Parlamento britannico, Commissione Europea, US Department of Justice, US Federal Trade Commission, Autorité de la Concurrence [Francia], Autorità Garante della Concorrenza e dei Mercati [Italia] a Londra, Bruxelles, Parigi, Roma e Washington

• Supervisione e aggiornamento dei registri delle operazioni della DMU stabilite dal CMA Governance Committee

• Collaborazione con l'Ufficio Esecutivo della CMA e con altre assistenti di direzione per la supervisione logistica e la preparazione e la registrazione dei verbali e dei registri delle operazioni della DMU

• Monitoraggio e gestione delle agende, pianificazione e circolazione di agende e documenti di supporto

• Organizzazione di viaggi nel Regno Unito e all’estero e riconciliazione spese

• Raccolta documentazione e preparazione di booklets/PDF

• Produzione documenti, file Excel e presentazioni in PowerPoint

• Coordinazione materiali informativi interni

• Sostegno ai processi fondamentali della Governance

• Supporto amministrativo/secretariale ad assistenti junior

Assistente di Alta Direzione ai Capi Divisione Analisi Globale / Direttorato Internazionale [Stabilità Finanziaria]

Maggio 2022 – Settembre 2023

Bank of England, Londra

• Gestione completa dell'agenda per il Capo Direttorato Internazionale, per il Capo Divisione Analisi Globale e due Senior Managers

• Organizzazione documenti per riunioni interne, esterne e internazionali (G20, G7, Fondo Monetario Internazionale)

• Organizzazione viaggi all'estero (Francia, Belgio, USA, Indonesia, Corea del Sud, India), con itinerari di viaggio dettagliati, VISA/ESTA/K-ETA, management delle spese di viaggio

• Organizzazione di briefing/debrief meetings prima/dopo le trasferte all'estero del Direttorato Internazionale e dei vertici della Banca

• Organizzazione meeting con partecipanti/stakeholders interni ed esterni, inclusi G7 e G20, Fondo Monetario Internazionale, Governor’s Committees e meetings del comitato direttivo

• Cooperazione con le Risorse Umane per l’organizzazione dei colloqui dei candidati per nuove posizioni e supporto ai neoassunti

• Supporto amministrativo alla Divisione

• Collaborazione generale con il team di supporto del Direttorato Internazionale per mansioni secretariali ed amministrative, inclusi i teams di Sorveglianza Internazionale e Strategie Politiche

Assistente di Direzione e di Team (supervisione imprese di assicurazione)

Marzo 2020 – Aprile 2022

Bank of England, Londra

• Supporto completo di segreteria e amministrazione per diversi team assicurativi (Aviva, Legal & General, Phoenix/ReAssure), inclusi senior e junior managers, e al capo del Dipartimento Supervisione Imprese di Assicurazione della divisione PRA (Prudential Regulation Authority)

• Partecipazione ai meeting dei team e produzione di rapporti di conformità

• Gestione dell'agenda, pianificazione e supervisione di nuovi meeting interni ed esterni, inclusi meeting con il FCA (Financial Conduct Authority), in persona e audio/videoconferenza con utilizzo del sistema RW&M (CRM) per meeting interni

• Raccolta, creazione e distribuzione di agende in PowerPoint e documentazione per board meetings, supervisione e follow-up

• Collaborazione quotidiana con i dirigenti e le segretarie delle compagnie assicurative

• Produzione di rapporti di conformità settimanali pre-meeting e supervisione elaborazione verbali di riunioni

• Gestione aggiornamento verbali di riunione in RW&M

• Ricalcolo e rimborso spese (sistema utilizzato: Fraedom)

• Gestione e supervisione di team mailboxes

• Cooperazione con altri segretari di dipartimento per organizzazione meeting interni ed esterni

• Collaborazione con altri colleghi in diversi dipartimenti

• Gestione di documenti riservati

• Collaborazione con l'IT per problemi tecnici relativi a Outlook, RW&M ed Equinox

Assistente di Direzione, Convegni Medici Internazionali Settembre 2019 - Marzo 2020

Vertex Pharmaceuticals, Londra – settore farmaceutico

• Interazione regolare con clienti interni ed esterni e coordinazione/sviluppo dei progetti aziendali

• Creazione e distribuzione di comunicazioni interne ed esterne

• Programmazione e organizzazioni meeting internazionali in persona o in audio/videoconferenza in collaborazione con la sede USA

• Coordinamento dei meeting del comitato direttivo

• Elaborazione di contratti dei relatori (medici/professori/ricercatori) e lettere di indennizzo viaggio per i convegni medici internazionali

• Raccolta dei CV dei professionisti del settore sanitario

• Fatturazione post-evento, emissione ordini di acquisto e supervisione dei pagamenti di onorari

• Controllo e supervisione delle registrazioni dei materiali e delle informazioni riservate

• Monitoraggio e revisione del budget

• Supervisione generale dello svolgimento efficiente di tutti i processi interni, inclusi la pianificazione dei meeting, il flusso della corrispondenza, la stesura e la firma dei contratti, la gestione degli ordini di acquisto

• Attuazione e facilitazione delle procedure aziendali per il personale del dipartimento

• Stampa, scansione e archiviazione di documenti importanti e riservati

• Gestione dell’'ufficio, inclusa la disponibilità di materiale di cancelleria e di campionario di prodotti medicinali

• Supporto organizzativo al dipartimento in relazione alla partecipazione a convegni medici

• Riconciliazione delle spese, gestione dell'agenda, prenotazione e organizzazione di viaggi e pranzi aziendali

2009-2019

Bank of England, Londra

Shield Therapeutics plc, Londra

settore farmaceutico

Belluzzo & Partners LLP, Londra

settore consulenza finanziaria, legale e

tassazione

Twin Group, Londra

settore culturale (istituto privato di inglese per studenti stranieri)

Alliance Boots Limited, Londra

(ora Walgreens Boots Alliance Limited)

settore farmaceutico

AccounTrust Limited, Londra

(ora ACT London Limited)

settore finanziario (studio commercialista)

Gemana Global Co-ordinator Limited,

Londra

settore fiscale (consulenza e pianificazione

fiscale)

Assistente di Direzione

In aggiunta alle mansioni ricoperte nei ruoli successivi, in particolare ho svolto i seguenti incarichi:

• Traduzione documenti dall’inglese all’italiano e viceversa

• Supervisione apertura/chiusura conti bancari

• Creazione della newsletter di Divisione

• Raccolta e e aggiornamento informazioni dai siti internet NICE (National Institute for Health and Care Excellence, www.nice.org) e MHRA

(Medicine and Healthcare products Regulatory Agency, http://www.mhra.gov.uk)

• Coordinamento e controllo approvazione “job bags” relative alla circolazione e al ritiro/distruzione prodotti medicinali e materiali promozionali obsoleti/non conformi (con utilizzo del sistema Veeva Promomats)

• Organizzazione eventi del settore farmaceutico BSG Manchester 2017 e ECCO Vienna 2018), con budget prestabilito

• Supervisione approvazione procedure SOP (Standard Operating Procedure) per i responsabili commerciali e di marketing del settore farmaceutico

• Analisi di tendenza dei dati relativi alla vendita di farmaci in Spagna e Portogallo su base periodica

• Contatto con il Consolato Italiano, con l'Ambasciata Italiana e con la Camera di Commercio Italiana a Londra (ICCUK) e la Camera di Commercio Italiana di Singapore

• Stesura lettere di intenti

• Interazione con HM Revenue & Customs (Agenzia delle Entrate britannica) e Irish Revenue (Agenzia delle Entrate irlandese) in relazione alla dichiarazione IVA

• Presentazione dichiarazioni IVA / ECSL (EC Sales List - dichiarazione vendite intracomunitarie UE, per l’UK) / VIES (VAT Information Exchange System - Sistema di scambio informazioni sull’IVA, per l’Irlanda) / Intrastat per aziende britanniche e irlandesi

• Produzione e controllo di conformità di documenti statutari britannici

(certificati di costituzione di nuove società, certificati azionari, nomina/dimissioni di direttori e segretari, dichiarazioni annuali relative a sede legale, dirigenti e funzionari e capitale aziendale)

• Ordine e ritiro di certificati alla Companies House (Registro delle Imprese britannico) e di apostille al FCO (Foreign & Commonwealth Office), ora FCDO (Foreign, Commonwealth & Development Office, dipartimento governativo britannico con funzioni analoghe a quelle del Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale in Italia)

PERCORSO PROFESSIONALE - ITALIA

2008-2004

Annovi Reverberi SpA, Modena

settore manifatturiero (pompe e idropulitrici)

ALMAC srl, S. Cesario sul Panaro (MO)

macchine per l’industria casearia

Marazzi Group, Modena

prodotti ceramici

LAMP S. Prospero SpA, S. Prospero (MO)

imballaggio prodotti farmaceutici

ANSA Marmitte (ARVIN MERITOR S.p.A.),

Finale E. (MO)

marmitte per autoveicoli

Bosch Rexroth [Oil Control], Nonantola

(MO)

valvole oleodinamiche

RA-MA srl, Concordia (MO)

filati per cucito

Supporto Commerciale – Vendite Estero/Italia

• Gestione ed elaborazione ordini per clienti chiave internazionali di UK, Francia, Paesi Bassi e Belgio

• Principale contatto interno per i clienti internazionali per mezzo e-mail e telefono

• Supervisione degli ordini di acquisto a fornitore asiatico

• Assistenza a quesiti dei clienti su prodotti e ordini, telefonicamente e via e- mail

• Collaborazione con dipartimenti interni e distributori esteri

• Prenotazione, programmazione e organizzazione spedizioni via terra, mare e aerea

• Creazione documenti (preventivi, conferme d'ordine, documenti di trasporto, bolle di spedizione, bolle di accompagnamento, AWB, fatture)

• Data entry

• Gestione e aggiornamento accounts clienti

• Stesura reports mensili

• Partecipazione a riunioni e verbalizzazione

• Traduzione di corrispondenza e documenti, compresi contratti e lettere di credito, da francese e inglese in italiano

• Archiviazione documenti

2002 - 2003

Assistente di Team – Vendite Estero (Europa e USA)

Panini S.p.A., Modena – settore editoriale (figurine e cards)

• Sviluppo degli ordini confermati in cooperazione diretta con i rivenditori autorizzati in Europa e negli USA

• Gestione diretta di tutti i riordini in seguito a primi ordini confermati

• Funzione di trait-d’union tra sales managers e rivenditori nazionali all’estero

• Coordinamento dell’attività di export con interazione con i reparti produttivi

• Partecipazione alla Fiera del Libro per Bambini (Bologna, settembre 2003)

Interessi personali: letture, nuoto, cinema, viaggi, escursioni nella natura.

REFERENZE: Disponibili su richiesta

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