Assistant administratif technique

Le cabinet de recrutement Manpower Monaco recherche pour un de ses clients, un profil assistant administratif technique, avec une expérience dans le milieu du BTP, H/F.

Au sein de la Direction de la Construction et du Patrimoine Bâti, l’Assistant(e) Administratif(ve) assure le secrétariat de plusieurs Chefs de Projets sous la supervision de l’Assistante Technique.

Il/Elle réalise toutes les tâches administratives et logistiques relatives à son domaine d'activité et aux spécificités de la Direction.

Il/Elle joue également un rôle d'interface interne et/ou externe auprès de divers interlocuteurs.

Principales Activités :

Assure la gestion administrative des projets :

Assure le suivi et la mise en forme des dossiers pour garantir la fluidité de son activité, la fiabilité des documents, en respectant les délais impartis

Est en charge du tri, classement et archivage des documents/dossiers en respectant les consignes

Assure la réception, le traitement, la rédaction et la diffusion du courrier lié aux projets en cours

Assure le suivi administratif des chantiers de la phase d’appels d’offres jusqu’à l’exécution et enfin la réception : Phase de consultation des entreprises et appels d’offres

Assure la mise à jour et la compilation des pièces constitutives d’appels d’offres et consultations dont il/elle assure le suivi administratif

Organise de façon matérielle les auditions avec les entreprises candidates et les différents acteurs des projets (documents, réservations de salles…)

Pour les marchés de travaux, est chargé(e) de la compilation, édition et signature en collaboration avec la Maîtrise d’œuvre Phase d’exécution de travaux

Crée et gère la G.E.D. (Gestion Electronique des Documents) par projet, sur la plateforme One Drive, qui sert d‘interface entre la Maîtrise d’œuvre, les entreprises et la Maîtrise d’ouvrage, et octroie les autorisations d’accès

Assure le suivi et le classement de tous les documents d’éxecution et courriers importants des chantiers en cours Phase de réception de travaux

Assure le suivi et la diffusion des procès verbaux déclarant la réception provisoire et définitive des travaux

Est chargé(e) de recueillir auprès des entreprises les documents d’ouvrages exécutés en fin de chantier et de leur diffusion auprès des services concernés

Sauvegarde tous les documents déposés sur la plateforme collaborative de chaque projet

Profil

Bac + 2 spécialisation Secrétariat / Assistanat de Gestion

Expérience requise dans le domaine ou poste similaire : 2 ans minimum Langues étrangères : Bonnes bases en Anglais et Italien

Outils informatiques : Pack Office, Outlook, One Drive

Informations contractuelles

Type de contrat : (avant passage CDI) CDD sur une période de 15 mois (3mois – 6mois – 6mois)

Date de début : ASAP

Statut : employé

Salaire mensuel brut : de 2 868€ à 2 969€