Administrative Assistant

Vous souhaitez jouer un rôle clé dans le succès d'une entreprise québécoise entrepreneuriale en pleine expansion? Vous avez à cœur d'assurer une expérience client exemplaire tout en offrant un soutien administratif? Ce poste est pour vous!

Sommaire des principales fonctions:

Le ou la titulaire du poste de soutien administratif travaillera de près avec la présidente de lentreprise et parfois les autres membres de léquipe pour participer à l'organisation de réunions, de déplacements, et de la préparation des soumissions de projets, des présentations PowerPoint, et dautres documents.

Qualifications:

Diplôme détudes collégiales (DEC) en administration ou attestation détudes collégiales (AEC) en administration assortie dune expérience pertinente ;

1 à 3 ans dexpérience en tant quadjoint(e) administratif(ve) ;

Bilingue (français et anglais) à loral et à lécrit. lecture et écriture, avec un accent particulier sur les compétences rédactionnelles en français.

Maîtrise de Microsoft Office365, de la messagerie Outlook et de la gestion des réunions d'équipe.

Attitude professionnelle et excellentes aptitudes pour le service à la clientèle ;

Solides compétences en matière de relations humaines et de communication ; capacité démontrée à communiquer efficacement à loral et à lécrit ;

Rigueur, souci du détail, capacité danalyse et esprit de synthèse ;

Respect de la confidentialité et aptitude à travailler sous pression tout en gérant plusieurs tâches ;

Excellente gestion du temps et des priorités ; capacité à respecter les délais et à assurer un suivi efficace

Sens de linitiative et capacité à travailler de manière autonome ;

Bonnes compétences en matière de recherche et souci du détail ;

Sensibilisation à la cybersécurité ; y compris une familiarité avec l'utilisation de l'IA générative comme Chat GPT ;

Grande capacité d'organisation ;

Capacité à revoir les procédures et à identifier les domaines d'amélioration ;

Capacité à maintenir des relations harmonieuses avec les clients et les collègues de travail.

Aptitude à travailler dans un environnement professionnel et entrepreneurial, en évolution rapide ;

Esprit d'équipe ;

Un haut niveau de discrétion et de confidentialité est requis.

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Responsabilités

Fournir une assistance administrative et de secrétariat à l'équipe de direction.

Planifier et organiser l'agenda quotidien et à long terme de la présidente.

Gérer les communications entrantes et sortantes de l'adresse courriel de l'entreprise et traiter les demandes ou les diriger vers la bonne personne au sein de léquipe.

Organiser, planifier, coordonner et suivre tous les rendez-vous, réunions, activités, voyages, hôtels et transports prévus pour l'équipe de direction et parfois nos clients.

Aider l'équipe de direction à préparer les réunions et les présentations.

Organiser le classement de tous les documents et de la correspondance de l'équipe de direction.

Traduire les documents, les communications d'entreprise et les présentations du français vers l'anglais et de l'anglais vers le français.

Assister l'équipe de direction dans toutes les autres tâches qui lui sont confiées de temps à autre.