ZZP Veranderbegeleider

De opdrachtomschrijving

freelance

Onze organisatie

Veiligheidsregio Kennemerland (VRK) werkt voor 9 gemeenten. Met ongeveer 1.400 collegas zetten wij ons elke dag in voor veiligheid en gezondheid in de regio. Dat doen we samen met de GGD, het Zorg en Veiligheidshuis, de Brandweer, Crisisbeheersing Kennemerland, Landelijke Meldkamer Samenwerking Noord-Holland, Veilig Thuis en ondersteunende afdelingen.

We willen een organisatie zijn waar iedereen zich welkom voelt. Een plek waar verschillen juist van waarde zijn.

Opdracht

Achtergrond van het project

De VRK Is in 2025 met het project MijND met een duidelijke ambitie. Die luidt een toekomstbestendige digitale werkomgeving creëren waarin mensen, informatie en technologie samenkomen. MijND wordt de centrale toegangspoort voor alle medewerkers veilig, gebruiksvriendelijk en afgestemd op hun dagelijkse praktijk.

De ontwikkeling van MijND volgt drie leidende principes:

Gebruiker centraal de inrichting sluit aan op het werk en de behoeften van verschillende typen medewerkers.

Policy-based design kaders, normen en regels zijn ingebouwd in het systeem, waardoor medewerkers worden ondersteund bij verantwoord en veilig werken.

Informatie op orde MijND draagt bij aan een duurzaam beheer van informatie gedurende de hele levenscyclus.

Tussen 2025 en 2030 bouwen we stap voor stap aan deze digitale basis. Een omgeving die niet alleen voldoet aan wet- en regelgeving, maar ook ruimte biedt aan innovatie, samenwerking en de inzet van nieuwe technologieën zoals kunstmatige intelligentie.

Voor dit project zijn wij op zoek naar een Veranderbegeleider MijND.

De veranderbegeleider zorgt dat de teams binnen MijND in beweging komen én blijven. Hij of zij verbindt de vraag van gebruikers met het juiste aanbod aan ondersteuning en kennis. De veranderbegeleider zorgt dat teams weten wat er van hen verwacht wordt, binnen welke kaders ze werken en welke mijlpalen ze moeten halen.

Missie en reikwijdte

De veranderbegeleider MijND:

Activeert en begeleidt meerdere (minimaal vier) teams gelijktijdig die met MijND aan de slag gaan

Verbindt teams met de juiste kennis, loketten en experts

Zorgt dat teams duidelijke instructies en richting krijgen voor het uitvoeren van de noodzakelijke taken m.b.t. informatiehuishouding

Identificeert behoefte aan ondersteuning/kennis/middelen bij de teams die werken aan de verandering van de informatiewerkwijze

Is de ogen en oren van de organisatie als het gaat om informatiebehoefte en verbeterkansen

Ontwikkelt verbetervoorstellen voor de veranderbegeleiding en (deel)producten van het MijND project

Controleert of teams de vastgestelde kaders en richtlijnen correct opvolgen

Bewaakt planning, mijlpalen en deadlines

Registreert tijdsbesteding om het budget effectief te benutten

Rapporteert over voortgang en resultaten

Ondersteunt bij communicatie en interne uitingen

Belangrijkste rollen en verantwoordelijkhededen van de Veranderbegeleider

Belangrijkste rollen

Verandergids begeleidt teams stap voor stap bij de overgang naar MijND en stimuleert gewenst gedrag.

Verbinder legt actief de koppeling tussen project, organisatie en teams.

Signaleerder herkent vroegtijdig knelpunten, weerstand en verbeterkansen.

Communicator vertaalt projectinformatie naar begrijpelijke taal voor verschillende doelgroepen.

Coach ondersteunt teamleiders en medewerkers bij het toepassen van nieuwe werkwijzen.

Toetser bewaakt kaders, afspraken en kwaliteit van uitvoering.

Katalysator brengt energie, focus en voortgang in het veranderproces.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

Zorgen dat teams de verandering begrijpen, omarmen en toepassen.

Coördineren van de veranderactiviteiten per team en afstemmen met projectleiding.

Vertalen van feedback uit teams naar concrete verbeteracties voor MijND.

Opstellen van korte voortgangsrapportages met focus op impact en risicos.

Zorgen voor zichtbaarheid en heldere communicatie over de voortgang.

Samenwerken met communicatieadviseurs en productteams voor eenduidige boodschap.

Actief bijdragen aan kennisdeling tussen teams en het versterken van de verandercommunity.

Governance en rapportage structuur project MijND

MijND kent een duidelijke governance-structuur om besluitvorming en verantwoording te waarborgen. De veranderbegeleider opereert binnen deze structuur en stemt zijn of haar werkzaamheden af met de projectmanager.

Bevindingen, signalen en voortgang worden periodiek gedeeld via korte rapportages en in overlegmomenten met de projectmanager. Daarbij wordt nadrukkelijk aandacht besteed aan impact op de teams, risicos in de uitvoering en verbeterkansen voor het verandertraject.

De veranderbegeleider werkt nauw samen met de teams die overgaan naar MijND, de functioneel beheerder, DIV, de communicatieadviseur en de vertegenwoordigers van de bouwgroepen.

De veranderbegeleider neemt actief deel aan projectoverleggen, brengt praktijkinzichten in en levert input voor besluitvorming. Als schakel tussen uitvoering en projectorganisatie zorgt hij of zij dat besluiten goed landen, acties voortvarend worden opgepakt en waardevolle teaminformatie wordt benut in de stuurgroep en bij de verdere ontwikkeling van MijND.

Zo ontstaat een continue terugkoppeling tussen praktijk en project, waarmee sturing op inhoud, gedrag en resultaat wordt versterkt.

Escalaties

Bij knelpunten bespreekt de veranderbegeleider deze met de projectmanager en levert de nodige informatie aan voor een zorgvuldige beoordeling. Indien nodig ondersteunt hij of zij bij de verdere escalatie richting stuurgroep of opdrachtgever.

Stakeholder betrokkenheid en communicatie

De veranderbegeleider onderhoudt actief contact met de teams die met MijND aan de slag zijn en gaan, teamleiders, bouwgroepen, communicatieadviseur en projectmanager. Hij of zij deelt informatie duidelijk en op het juiste moment, signaleert draagvlak of weerstand en vertaalt dit naar gerichte acties. De veranderbegeleider faciliteert het uitgangspunt van het project de gebruiker centraal stellen en zoekt en onderhoudt proactief de verbinding met alle betrokken stakeholders.

Benodigd aantal professionals

1.

CV-eisen

Maximaal 5 paginas, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Motivatie opgesteld door de professional zelf, toegevoegd als één document achter het cv.

Werkdagen

De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: maandag sowieso, rest in overleg ==> niet op vrijdag

Is hybride werken mogelijk: Ja

Deze inhuuropdracht verloopt via een aanbesteding. De opdrachtgever heeft eisen en wensen opgegeven. Aan de eisen moet je voldoen om kans te maken. Op de wensen kun je punten scoren.

De Eisen

1. Bring your own device is van toepassing. Bij de uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld. Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop, telefoon en toebehoren;

2. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;

3. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met verander- en adoptietrajecten bij een overheidsorganisatie;

4. Aantoonbare werkervaring met het begeleiden van teams in de invoering van digitale of hybride werkomgevingen (zoals Microsoft 365 of vergelijkbare cloudoplossingen). Geef hiervan een duidelijk voorbeeld in het CV;

5. Aantoonbaar afgeronde cursus of opleiding Lean Green Belt.

De Wensen

6. Minimaal 8 jaar aantoonbare werkervaring met verander- en adoptietrajecten bij een overheidsorganisatie;

7. Aantoonbaar afgeronde cursus of opleiding Lean Black Belt;

9. Aantoonbare werkervaring met informatiemanagement en de impact van kaders en regelgeving. Geef hiervan een duidelijk voorbeeld in het CV;

8. Aantoonbare werkervaring met het opstellen van voortgangsrapportages en het vertalen van signalen uit de praktijk naar verbetervoorstellen. Geef hiervan een duidelijk voorbeeld in het CV;