Asistente Administrativa

Job Description

Descripción de Puesto

Departamento

Administración

Ubicación

342 San Luis St., Suite 304, San Juan, PR 00920

Puesto

Asistente Administrativa

Depende de

María Miranda De Jesús

Título

Directora RRHH & Finanzas

Tipo de puesto:

Jornada completa

Media jornada

Contrato

Interno

Horario:

Operación – Lunes a Viernes: 8:00 am a 5:00 pm

Exento

No exento

Descripción general

La Asistente Administrativa es responsable por prestar apoyo administrativo de alto nivel a la organización y sus departamentos de Recursos Humanos, Finanzas y Operativos. Colaborará como intermediario principal para canalizar cualquier solicitud de visitante, cliente, empleado y gerencial de la empresa. Incluye proporcionar apoyo para asistir en las necesidades de la oficina diarias y gestionar las actividades administrativas generales de nuestra compañía. Contribución en las mejoras de los procesos, la estructura de la empresa y los resultados finales de la organización, mediante el mejoramiento de la calidad en el servicio y la satisfacción del cliente, la reducción de los costos, y la modernización de los procesos de trabajo.Responsabilidades y COMPETENCIAS

Colabora con la coordinación y la planificación de reuniones internas y externas

*Logística para organizar lugar reunión, servicios de comida, equipos, etc.

Administrar archivo y documentos confidenciales

Coordinación y administración de viajes, reservaciones de vuelos y hospedaje

Mantenimiento de base de datos contactos de la empresa

Realización y coordinación de inventario de compras, materiales y equipos de oficina, servicio cafetería, botiquín primeros auxilios u otros según requerido

Canalizar cuadro telefónico, responder y transferir las llamadas

Administrar disponibilidad de los conference y su uso

Escribir y distribuir email, notas de correspondencia, cartas, faxes y formularios

Distribuir correspondencia recibida

Realización de calendarios virtuales de reuniones y eventos de recordatorio

Coordinar la mensajería interna y externa de la empresa

Atender las visitas

Supervisar personal de Mantenimiento y cumplimiento de las tareas

Creación y redacción de documentos

Cualquier otra tarea designada por su supervisora o encargado inmediato, no limitada a lo antes mencionado

Requisitos de experiencia laboral

Mínimo de 1 a 2 años de experiencia en Recepción o Asistente Administrativa

Conocimiento sobre sistemas y procedimientos de gestión de oficinas

Conocimientos prácticos del equipo de oficina, como impresoras, maquina de enmicados, proceso encuadernar, entre otros

Manejo de tiempo, puntualidad y sentido de urgencia

Habilidad analítica, metódico y habilidad numérica

Altamente atento al detalle, organizado, honesto, ético y responsable

Dominio de los programas Microsoft Office

Capacitado para trabajar bajo presión y capaz responder alto volumen de trabajo

Habilidad de trabajar en equipo

Buena comunicación verbal y escrita, interpersonal y solución de problemas

Experiencia en planificación, coordinación y gestión de actividades

Capacidad demostrada gestión de tiempo y priorizar tareas para cumplir los plazos estipulados

Capacidad para reservar la confidencialidad respecto de los negocios y asuntos de la empresa

Atención al detalle y capacidad para solucionar problemas

Orientada al resultado

Poseer alto profesionalismo y habilidad de trato al clientes y compañerosRequisitos académicos

Estudios universitarios en Administración de EmpresasDemandas

Trabajo mayormente sentado entre 7 a 8 horas aproximadamente para poder cumplir con éxito sus funciones esenciales

Número de personas supervisadas directamente, 2 personas de mantenimiento

Expuesto a uso de equipo computarizado en todo momento para realizar sus funciones

Se requiere visión, hablar y escuchar para ejecutar sus funciones y capaz de ser entendido

Estar disponible para trabajar horas extras en los casos de necesidad operacional que sea requerido

Requerimiento de viaje en caso de ser necesario a las instalaciones República Dominica

Aprobado por

Maria Miranda De Jesús

Título

Directora RRHH & Finanzas

Firma asociado

Fecha

Declaración del Plan de Acción Afirmativa / Igualdad de Oportunidades en el Empleo

Insight Communications, Corp. ofrece igualdad de oportunidades de empleo a todos los empleados y solicitantes de empleo y prohíbe la discriminación y el acoso de cualquier tipo sin tener en cuenta la raza, color, religión, edad, sexo, origen nacional, estado de discapacidad, genética, estado de veterano protegido, orientación sexual, identidad o expresión de género, o cualquier otra característica protegida por las leyes federales, estatales o locales. Esta política se aplica a todos los términos y condiciones de empleo, incluyendo reclutamiento, contratación, colocación, promoción, terminación, despido, retiro, transferencia, ausencia, compensación y capacitación.

Insight Communications, Corp.

342 San Luis St., Suite 304, San Juan, PR 00920

Tels.,, Fax.

Lunes a viernes de 8:00 am a 5:00 pm

40 horas semanales 80 horas bisemanal

Full-time