Pracownik Administracyjny biura

Osoba na tym stanowisku będzie odpowiedzialna za obszar fakturowania, administracji i operacyj-nego wsparcia funkcjonowania obiektu. Stanowisko to obejmuje również kontakt z podwykonaw-cami, współpracę z działem finansowym, a także okazjonalne wsparcie recepcji oraz Kierownika Oddziału.

Osoba na tym stanowisku będzie odpowiedzialna za obszar fakturowania, administracji i operacyjnego wsparcia funkcjonowania naszego magazynu. Stanowisko to obejmuje również kontakt z podwykonawcami, współpracę z działem finansowym, a także okazjonalne wsparcie recepcji oraz Kierownika Oddziału.

Obowiązki:

Obsługa procesu fakturowania oraz współpraca z podwykonawcami:

Zakładanie zamówień PO (purchase order) i SO (sales order) w systemie SAP

Wystawianie faktur ręcznych

Organizacja fakturowania wewnętrznego

Wprowadzanie danych do systemu fakturowania

Wysyłanie faktur do klientów

Weryfikacja i analiza ewentualnych sporów dotyczących faktur

Wystawianie korekt (not kredytowych)

Przekazywanie faktur do działu finansów

Nadzór nad płatnościami faktur dla dostawców (vendorów)

Kontakt z podwykonawcami w celu prawidłowego wystawienia faktur oraz wyjaśnienia niejasności

Zmiana danych podwykonawców w systemie

Nadzór nad miesięcznymi kosztami

Zarządzanie administracyjne i operacyjne:

Rejestracja i archiwizacja umów

Raportowanie zużycia mediów

Organizacja spotkań (rezerwacja sal, zapewnienie logistyki)

Organizacja wizyt klientów

Zamawianie materiałów biurowych oraz zaopatrzenia dla biura i magazynu

Tworzenie zamówień na potrzeby obiektu

Wsparcie Działu Technicznego w codziennych zadaniach

Dodatkowe wsparcie recepcji (w razie potrzeby – np. nieobecność recepcjonistki, okresy wzmożonej pracy):

Przyjmowanie i wydawanie dokumentów za pokwitowaniem

Obsługa poczty: odbiór, sortowanie, skanowanie dokumentów urzędowych, przygotowywanie wysyłek, współpraca z Pocztą Polską i firmami kurierskimi

Obsługa przybywających gości – kontakt z osobą odpowiedzialną za spotkanie, kierowanie do odpowiednich salek

Przygotowanie salek na spotkania

Odbieranie telefonów

Kogo szukamy?

Masz doświadczenie na podobnym stanowisku i pracowałeś(-aś) w dużych organizacjach

Doskonale się komunikujesz, potrafisz pracować zarówno samodzielnie, jak i w zespole

Cechuje Cię bardzo dobra organizacja pracy i dbałość o szczegóły

Działasz sprawnie pod presją i z własną inicjatywą

Znajomość SAP będzie dużym atutem

Wymagana dobra znajomość języka angielskiego (min. poziom B2

Maersk is committed to a diverse and inclusive workplace, and we embrace different styles of thinking. Maersk is an equal opportunities employer and welcomes applicants without regard to race, colour, gender, sex, age, religion, creed, national origin, ancestry, citizenship, marital status, sexual orientation, physical or mental disability, medical condition, pregnancy or parental leave, veteran status, gender identity, genetic information, or any other characteristic protected by applicable law. We will consider qualified applicants with criminal histories in a manner consistent with all legal requirements.

We are happy to support your need for any adjustments during the application and hiring process. If you need special assistance or an accommodation to use our website, apply for a position, or to perform a job, please contact us by emailing .

R155451