Gestionnaire administratif(ve)

Rattaché(e) à la Direction des Ressources Humaines, le/la Gestionnaire Administratif(ve) assure la gestion administrative quotidienne des collaborateurs, depuis leur entrée jusqu’à leur sortie de l’entreprise. Il/elle garantit la fiabilité, la confidentialité et la conformité des données administratives. Il/elle joue également un rôle de back-up sur la paie et la gestion de la mutuelle en cas d’absence du ou des titulaires.

1. Gestion administrative du personnel

Création, mise à jour et archivage des dossiers collaborateurs (papier et numérique).

Rédaction et édition des documents administratifs : contrats, avenants, attestations, courriers divers.

Suivi des échéances RH (fin de période d’essai, visites médicales, documents réglementaires…).

Gestion des absences : congés, arrêts maladie, congés spéciaux, …

Classement, archivage et bonne tenue des documents RH.

2. Suivi des éléments variables de paie

Préparation mensuelle des éléments variables de paie (absences, primes,…)

Mise à jour des tableaux de bord et indicateurs de gestion administrative RH.

Interface avec le prestataire en charge de la paie

3. Back-up paie

En cas d’absence du responsable paie, prise en charge du processus de collecte, contrôle et transmission des éléments variables.

Participation au contrôle des bulletins, soldes de tout compte et déclarations associées.

Contribution à la sécurisation et à la fiabilité des données de paie.

4. Gestion administrative des stagiaires

Suivi administratif des stagiaires de l’entrée à la sortie.

Gestion des conventions de stage (ANAPEC, écoles...)

Préparation des documents d’arrivée, suivi des échéances, édition des attestations de stage.

5. Back-up gestion de la mutuelle

En cas d’absence de l’infirmière du travail, gestion des affiliations à la mutuelle.

Suivi des réclamations, relations avec l’assureur/le courtier

Mise à jour des données collaborateur liées à la couverture santé.

6. Gestion des demandes d’achats RH, suivi de l’avancement du processus avec l’équipe Finance / Achats et réception des achats