Payroll and Employment Records Analyst

We are looking to hire someone for the position of Payroll and Employment Records Analyst / Analista Remuneraciones y Gestión Documental according to the following skills and qualifications:

Position Details

Position Name: Payroll and Employment Records Analyst / Analista Remuneraciones y Gestión Documental

Reports to: Compensation & Employee Relations Senior Officer

Time commitment: Full time

Job Summary

To execute the day-to-day payroll and administrative operations of the HR department. This role is responsible for processing staff payments, preparing and updating contracts and annexes, maintaining accurate employee records, managing medical leaves, and ensuring that all hires, terminations, and employment changes are correctly processed across internal systems and external institutions. The role is hands-on, with a strong focus on accuracy, organization, and compliance.

Ejecutar las operaciones diarias de remuneraciones y administración del área de Recursos Humanos. Este rol es responsable de procesar los pagos del personal, preparar y actualizar contratos y anexos, mantener registros laborales precisos, gestionar licencias médicas y asegurar que todas las contrataciones, desvinculaciones y cambios laborales sean correctamente procesados en los sistemas internos y ante las instituciones externas correspondientes. Es un rol de carácter práctico, con un fuerte enfoque en la precisión, la organización y el cumplimiento normativo.

School Mission

International School Nido de Aguilas empowers learners to CONNECT authentically, EXPLORE with curiosity, and ACT with purpose.

Portrait of a Nido Learner

Nido Learners are

Connectors

Thinkers

Inquirers

Designers

Changemakers

Preferred Qualifications and Experience

Bachelor’s Degree: Ingeniero Comercial, Civil o Contador Auditor

Minimum 7 years of experience in payroll analysis and processing, HR administration, and employment documentation.

Knowledge of Chilean labor law, benefits, and social security systems.

At least 3 years in Compensation is highly desirable.

English advanced

Proficiency in Excel, payroll platforms, and digital record-keeping.

Titulo profesional: Ingeniero Comercial, Civil o Contador Auditor

Mínimo 7 años de experiencia en análisis y procesamiento de remuneraciones, administración de Recursos Humanos y gestión de documentación laboral.

Conocimiento de la legislación laboral chilena, beneficios y sistemas de seguridad social.

Al menos 3 años de experiencia en Compensaciones es altamente deseable

Ingles avanzado

Dominio de Excel, plataformas de remuneraciones y sistemas de gestión documental digital.

Main Duties and Responsibilities

Payroll & Remuneration Processing

Manage the Nido Payroll email account by reviewing messages daily and responding to inquiries in a timely manner.

Maintain payroll records and resolve discrepancies in a timely manner.

Generate and distribute pay slips, earnings statements, and tax-related documentation.

Calculate and issue final payments and severance (finiquitos), ensuring legal compliance.

Apply salary updates, bonuses, and deductions according to contracts and legal requirements.

Operate the monthly payroll cycle from start to finish, including data entry, validation, and regular coordination with Finance for payment execution.

Employment Documentation & Legal Compliance

Draft and issue employment contracts, annexes, termination letters, and other labor documents.

Keep staff files complete and up to date (digital and physical), ensuring accessibility and legal compliance.

Track and update employment status changes, contract renewals, and other employment milestones.

Manage documentation for medical leaves, including submission to Isapres or Compin.

Register and deregister employees in AFP, Isapres/Fonasa, AFC, and other legal entities.

Ensure all documentation required by the Ministry of Labor, Ministry of Education, or other regulators is submitted and recorded properly.

Support internal or external audits by preparing requested documentation and ensuring records are accurate and compliant.

Administrative Support & Internal Service

Respond to staff inquiries related to payments, benefits, contracts, and documentation.

Maintain updated administrative trackers for payroll, contracts, medical leaves, and renewals.

Ensure that HR administrative checklists are completed and documented for onboarding, offboarding, and status changes.

Maintain secure and orderly digital archives of payroll and HR documentation in shared HR folders.

Provide documentation and support for Finance, Legal, and other teams when required.

Review and validate third-party payment orders related to employment, legal, or payroll services – including legal counsel, insurance policies, and license intermediaries – ensuring consistency with payroll records and internal approvals.

Other Duties

Maintain the confidentiality and security of sensitive employee information and institutional records.

Performs other duties requested by the School’s administration.

Coordinate with Compensation and Employee Relations Senior Officer and HR Associate to ensure coverage of responsibilities during planned absences.

Provide backup support for Compensation and Employee Relations Senior Officer and HR Associate when required to maintain continuity of operations.

Procesamiento de Remuneraciones

Ejecutar el ciclo mensual de remuneraciones de principio a fin, incluyendo ingreso y validación de datos, y coordinación regular con Finanzas para la ejecución de pagos.

Aplicar ajustes salariales, bonos y descuentos conforme a los contratos y a la normativa legal vigente.

Calcular y emitir pagos finales y finiquitos, asegurando el cumplimiento legal.

Generar y distribuir liquidaciones de sueldo, certificados de ingresos y documentación tributaria relacionada.

Mantener actualizados los registros de remuneraciones y resolver discrepancias de manera oportuna.

Administrar la casilla de correo electrónico “Nido Payroll”, revisando los mensajes diariamente y respondiendo consultas en forma oportuna.

Documentación Laboral y Cumplimiento Legal

Redactar y emitir contratos de trabajo, anexos, cartas de término y otros documentos laborales.

Mantener los archivos del personal completos y actualizados (tanto físicos como digitales), asegurando su accesibilidad y cumplimiento normativo.

Registrar y actualizar cambios en la situación contractual, renovaciones de contrato y otros hitos laborales.

Gestionar la documentación asociada a licencias médicas, incluyendo la presentación ante Isapres o Compin.

Registrar y desafiliar colaboradores en AFP, Isapres/Fonasa, AFC y otras entidades legales correspondientes.

Asegurar que toda la documentación requerida por la Dirección del Trabajo, el Ministerio de Educación u otros organismos reguladores sea enviada y registrada correctamente.

Apoyar auditorías internas o externas mediante la preparación de documentación solicitada, asegurando que los registros sean precisos y estén en conformidad.

Soporte Administrativo y Atención Interna

Responder consultas del personal relacionadas con pagos, beneficios, contratos y documentación.

Mantener actualizados los registros administrativos relacionados con remuneraciones, contratos, licencias médicas y renovaciones.

Asegurar que se completen y documenten los checklists administrativos de RRHH para procesos de ingreso, egreso y cambios de estatus.

Mantener archivos digitales de documentación de remuneraciones y de RRHH de forma ordenada y segura en las carpetas compartidas del área.

Proporcionar documentación y apoyo a los equipos de Finanzas, Legal y otras áreas cuando sea necesario.

Revisar y validar órdenes de pago de terceros relacionadas con servicios laborales, legales o de remuneraciones –incluyendo asesorías legales, pólizas de seguros e intermediarios de licencias– asegurando consistencia con los registros de remuneraciones y aprobaciones internas.

Otras Funciones

Mantener la confidencialidad y seguridad de la información sensible del personal y de los registros institucionales.

Ejecutar otras funciones solicitadas por la administración del Colegio.

Coordinarse con la Oficial Senior de Compensaciones y Relaciones Laborales y con la HR Associate para asegurar la cobertura de responsabilidades durante ausencias planificadas.

Brindar apoyo de respaldo a la Oficial Senior de Compensaciones y Relaciones Laborales y a la HR Associate cuando sea necesario, para mantener la continuidad operativa.

Key Competencies

Ability to manage high volumes of administrative tasks with consistency and attention to detail.

Strong analytical, conceptual, and problem-solving abilities.

Strong organizational skills and ability to follow through on deadlines.

Discretion and reliability when handling sensitive and confidential information.

Problem-solving mindset and ability to detect and correct data inconsistencies.

Clear and respectful communication skills for interacting with staff and external institutions.

Ability to work independently, prioritize daily tasks, and stay on top of recurring HR cycles.

Comfort with systems and ability to learn new digital tools or platforms quickly.

Capacidad para gestionar altos volúmenes de tareas administrativas con consistencia y atención al detalle.

Sólidas habilidades analíticas, conceptuales y de resolución de problemas.

Sólidas habilidades organizativas y capacidad para cumplir con los plazos establecidos.

Discreción y confiabilidad en el manejo de información sensible y confidencial.

Enfoque orientado a la resolución de problemas y capacidad para detectar y corregir inconsistencias en los datos.

Habilidades de comunicación clara y respetuosa para interactuar con el personal y con instituciones externas.

Capacidad para trabajar de forma autónoma, priorizar tareas diarias y mantenerse al día con los ciclos recurrentes de RRHH.

Facilidad para utilizar sistemas y aprender rápidamente nuevas herramientas o plataformas digitales.

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