Coördinerend Management Assistent

Ben jij een ervaren managementassistent met oog voor cijfers, gevoel voor processen én heb je het talent om de taken en processen op het secretariaat te coördineren?

Functieomschrijving

De afdeling Sustainable Design Engineering (SDE) van de faculteit Industrieel Ontwerpen van de TU Delft, zoekt een doortastende en zelfstandige Management Assistent die de werkzaamheden van het secretariaat coördineert én bedrijfsvoering van de afdeling stevig ondersteunt. Je bent een belangrijke schakel in een internationale omgeving van wetenschappers en professionals. Samen met vier Management Assistenten zorg je met soepele communicatie voor efficiënte processen op de afdeling.

Het secretrariaat fungeert als eerste aanspreekpunt (voornamelijk in het Engels) voor zowel interne als externe contacten, is verantwoordelljk voor de organisatie van evenementen en dagelijkse kantooractiviteiten, agendabeheer, interne verhuizingen, het afhandelen van bestellingen, declaraties en administratieve ondersteuning (HR + Financieel).

In jouw rol ben je een meewerkend voorvrouw/voorman op het secretariaat en de rechterhand van de afdelingssecretaris. De afdelingssecretaris is jouw leidinggevende en hiërarchisch verantwoordelijk voor het secretariaatsteam.Je zorgt dat de taken goed en eerlijk verdeeld zijn en je doet op gestructureerde wijze verbetervoorstellen voor diverse processen. Je helpt met het maken van financiele overzichten en doet een deel van de financiele administratie.

Functie-eisen

Welke persoonlijke vaardigheden zijn er nodig om van deze functie een succes te maken?

Ervaring in het organiseren en afstemmen van werkzaamheden en het verbeteren van processen.

Een positieve en proactieve houding.

Ervaring met financiële administratie en het maken van financiele overzichten in Excel.

MBO+ werk en denk niveau en meerdere jaren werkervaring in een soortgelijke functie.

Goede schriftelijke en mondelinge beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.

Je maakt je nieuwe werkprocessen en systemen snel eigen.

TU Delft

De Technische Universiteit Delft heeft een sterk fundament. Als bouwer van de wereldberoemde Nederlandse waterwerken en pionier in biotech is TU Delft een internationale topuniversiteit die wetenschap, engineering en design combineert. TU Delft staat voor onderwijs, onderzoek en innovatie van wereldklasse om uitdagingen op het gebied van energie, klimaat, mobiliteit, gezondheid en digitale maatschappij aan te gaan. Generaties Delftse ingenieurs hebben bewezen ondernemende probleemoplossers te zijn in bedrijfsleven en in sociale context.

Bij TU Delft omarmen we diversiteit als een van onze kernwaarden en zetten we ons actief in om een universiteit te zijn waar jij je thuis voelt en kunt floreren. We hechten veel waarde aan verschillende perspectieven en kwaliteiten, omdat wij geloven dat dit ons werk innovatiever, de TU Delft-gemeenschap levendiger en de wereld rechtvaardiger maakt. Samen bedenken en ontwikkelen we oplossingen die een positieve invloed hebben op wereldwijde schaal. Daarom nodigen we jou uit om te solliciteren. Je sollicitatie krijgt een eerlijke behandeling.

Challenge. Change. Impact!

Faculteit IO (Industrieel Ontwerpen)

Hoe zorgen we ervoor dat de snelheden van menselijke en technologische ontwikkeling gelijke tred houden? Dat is de focus van de faculteit Industrieel Ontwerpen (IO). Delftse ontwerpers zijn een brug tussen technologische innovatie en de behoeftes van mensen, onze maatschappij en organisaties. Zij ontwerpen hiervoor doelbewuste producten, diensten en systemen. IO is leider in ontwerponderzoek, met toepassingen op gebieden als mobiliteit, duurzaamheid en gezondheid, alsook ontwikkeling van ontwerptools en methodes. Een sterk onderzoeksteam van 350 personen en meer dan 2.000 studenten werken samen in onze kenmerkende hal, laboratoria en studio’s. In nauwe samenwerking met de praktijk, de publieke sector en Ngo’s en met oog op de toenemende complexiteit repeteren wij met ons onderzoek en onderwijs mogelijke toekomstscenario’s.

Klik hier om naar de website van faculteit Industrieel Ontwerpen te gaan.

Arbeidsvoorwaarden

Het dienstverband is 1 jaar. Tijdelijk met uitzicht op vast.

Een functieomvang van 24-28 uur per week.

Een salaris dat is gebaseerd op Schaal 08 uit de CAO Nederlandse Universiteiten met salaris tussen €3218 - €4298 bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.

Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.

De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen.

Korting bij zorgverzekeraars op aanvullende pakketten.

Flexibele werkweek.

Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen.

Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen.

Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.

Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.

Additionele informatie

We geven onze eigen collega’s graag als eerste de kans om door te groeien. Vinden we intern niet de juiste match? Dan staan we open voor nieuwe talenten van buitenaf. Schakel voor meer informatie over deze vacature met Afdelingssecretaris Grace Roelofs via of . Als je vragen hebt over de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Ioanna Charalampous via

Sollicitatieprocedure

Heb je interesse in deze vacature? Solliciteer dan uiterlijk 22 mei 2025 via de sollicitatiebutton en upload de volgende documenten:

CV

Motivatiebrief

Je kunt je sollicitatie richten aan Grace Roelofs, afdelingssecretaris.

Let op:

Solliciteren gaat eenvoudig online. Sollicitaties die per email en/of post worden verstuurd nemen we niet in behandeling.

Een pre-employment screening kan onderdeel zijn van de selectieprocedure.

Een kennisveiligheidscheck maakt onderdeel uit van de sollicitatieprocedure. Deze check zal worden uitgevoerd op de laatst overgebleven kandidaten. Voor meer informatie over deze check verwijzen wij u naar hoofdstuk 8 van de ‘National Knowledge Security Guidelines’. Deze check voeren wij uit op basis van de grondslag gerechtvaardigd belang.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.