Pay and Benefits Advisor Conseiller-re, rmunration et avantages

Position Title:

Pay and Benefits Advisor

Competition Number:

012 2025

Administrative Unit:

Human Resources Services

Immediate Supervisor:

Associate Vice-Rector, Talent, Diversity and Culture

Position Type:

Temporary (Non-Unionized)

Hours of Work:

35 hours per week

Salary Scale :

Level 8 ($69 782 to $88 178)

In this document, the masculine pronoun is used without discrimination and only for conciseness.

Saint Paul University (1848) is the founding college of the University of Ottawa, with which it has maintained a federated relationship since 1965. Bilingual and on a human scale, it has more than 1,000 students. It offers programs in Social Communication, Counselling and Psychotherapy, Canon Law, Public Ethics, Conflict Studies, Theology, Human Relations, Transformative Leadership and Spirituality, and Social Innovation. Saint Paul University offers an environment conducive to professional growth and competitive benefits.

SUMMARY

Under the guidance of the Associate Vice-Rector, Talent, Diversity and Culture, the Pay and Benefits Advisor oversees the Pay and Benefits sector. This role entails managing the human resources information system (HRIS) and associated transactional activities to ensure adherence to agreements and contractual obligations between the University and its employees.

As the HRIS steward, the incumbent provides recommendations for acquiring and spearheads the deployment of the HR-pay computer system.

The Pay and Benefits Advisor offers guidance to Managers and Employees on pay, benefits, and employment terms. Additionally, they may provide insights and recommendations regarding the development and implementation of institutional benefit programs, including associated risks.

Within their area of expertise, the incumbent performs a diverse array of human resources services. They assess HRM processes in alignment with the University's priorities and initiatives, develop and uphold policy processes and operational manuals for their area of oversight, and contribute to the research, development, and implementation of new policies. Moreover, they conduct research, investigations, and evaluations for bargaining purposes or as requested.

KEY RESPONSIBILITIES

HRIS Database Management

Manage the HRIS system project, overseeing planning, scheduling, and resource allocation under the supervision of the HR Director.

Collaborate with Financial Services and Computer Services to assess HRIS requirements, research vendors, and provide recommendations for system purchase.

Create and maintain employee files in HRIS and payroll systems, ensuring accuracy and compliance with employment terms and conditions.

Oversee the management of employee files throughout the employment lifecycle, ensuring accessibility and adherence to organizational policies.

Provide training on HR management software to managers and employees, facilitating effective utilization.

Prepare analyses and reports on employment contracts, promotions, and salary adjustments.

Lead HRIS-related projects, including system implementations and upgrades.

Ensure accuracy and integrity of employee data through regular audits and provide support to employees regarding HRIS-related inquiries.

Pay and Benefits

Provide expert advice and guidance to managers and employees on compensation and benefits matters.

Analyze and calculate appropriate pay and benefits for various situations, including new hires, terminations, and leaves.

Develop and implement technical procedures for payroll reconciliation and insurance deductions.

Manage group insurance, disability cases, and return-to-work programs.

Review payroll reports for accuracy and compliance with regulatory requirements.

Coordinate employee benefits enrollment process and provide guidance to employees.

Prepare and update various reports using HRIS and other systems.

Manage data related to new hires and clinical supervisors, ensuring accuracy and up-to-date information.

Process union release requests and verify student contracts and payroll data for accuracy.

Reports

Prepare and reconcile various reports, including WSIB, administrative staff union, Manulife, professor union dues, Homewood Health, AFPC, and Statistics Canada reports.

Generate reports on vacation banks, accrued vacation, FE, IA pension, and salaries.

Compile reports for Ministry of Finance declaration.

Staffing and Employee Orientation

Orient new employees by reviewing employee benefits and assisting with employee registration process.

Process hiring and rehiring of employees in the HRIS system.

Provide hands-on assistance during the benefits enrollment process for new employees.

Communicate changes to employees during orientation sessions and guide them on accessing the employee handbook.

Records Management and General Administration

Develop and implement procedures for employee records management systems.

Conduct annual maintenance and coordination of records conservation and disposition.

Address employee inquiries about HR policies and benefits.

Draft letters and statements as required.

Assist in audits related to HR records management.

Maintain employee files, HR processes, and HRIS database updated.

Administer various types of leaves and ensure accurate tracking and recording of leave balances.

EDUCATION, EXPERIENCE, AND KNOWLEDGE

Completion of a post-secondary degree in industrial relations, management, or a related field, or an equivalent combination of education and experience.

Certification such as Payroll Compliance Practitioner (PCP) or equivalent is required.

A minimum of five (5) years of experience in human resources, with a focus on pay and benefits management, including at least two (2) years of HRIS management experience. Prior involvement in HRIS implementation is advantageous.

Familiarity with current HR legislation and regulations, including the Employment Standards Act, employment insurance, protection of personal information/privacy, and health and safety regulations.

Proficient in spreadsheet software, particularly Excel, with the ability to create templates.

ESSENTIAL SKILLS AND ABILITIES

Demonstrates a strong commitment to customer service with excellent interpersonal and communication skills.

Possesses strong organizational and planning abilities.

Capable of managing stress in a multidisciplinary environment.

Proficiency in both official languages (spoken and written), with the ability to draft relevant official correspondence.

Skilled in project management, including the development of work tools, procedures, and guidelines.

Exhibits sound judgment and discretion, handling sensitive and confidential information.

Demonstrates leadership qualities and excellent decision-making abilities.

Works effectively as part of a team, especially under pressure, and can organize one's own work and that of colleagues to meet strict deadlines.

May be required to work outside regular hours, particularly during peak periods such as year-end reconciliations.

Interested candidates are requested to submit an online application at Job Openings (ustpaul.ca) by April 23, 2025 at 23:59.

We thank all applicants for their interest in this position. We will be contacting only those candidates who have been chosen for the next step of the selection process.

We are committed to ensure employment equity and we encourage the participation of all individuals eligible to work in Canada. If your application is successful and you require accommodation during the selection process, please notify us if you are contacted for an interview. Your personal information is protected under the provisions of the Privacy Act.

Titre du poste :

Conseiller-re, rmunration et avantages sociaux

Numro de concours :

012 - 2025

Unit administrative :

Service des ressources humaines

Suprieur immdiat :

Vice-rectrice associe, Talent, diversit et culture

Type demploi :

Temporaire (Non-syndiqu)

Horaire de travail :

35 heures par semaine

chelle Salariale:

Niveau 8 (69 782 $ - 88 178 $)

Le masculin est utilis sans aucune discrimination et dans le seul but dallger le texte.

LUniversit Saint-Paul (1848) est le collge fondateur de lUniversit dOttawa, avec laquelle elle a conserv un lien de fdration depuis 1965. Bilingue et chelle humaine, elle compte plus de 1000 tudiants; elle offre des programmes en communications sociales, counselling et psychothrapie, droit canonique, thique publique, tudes de conflits, innovation sociale, leadership, cologie et quit ainsi quen thologie. L'Universit Saint-Paul offre un environnement de travail propice lpanouissement professionnel et des avantages sociaux comptitifs.

RSUM

Sous la direction de la Vice-rectrice associe, Talent, Diversit et Culture, la Conseillre en Rmunration et Avantages sociaux est responsable du secteur de la Rmunration et des Avantages. Sociaux. Ce rle consiste grer le systme d'information sur les ressources humaines (SIRH) et les activits transactionnelles associes pour garantir le respect des accords et des obligations contractuelles entre l'Universit et ses employs.

En tant que gardien du SIRH, la personne titulaire formule des recommandations pour l'acquisition et dirige le dploiement du systme informatique HR-paye.

La Conseillre en Rmunration et Avantages Sociaux offre des conseils aux gestionnaires et aux employs sur les questions de rmunration, d'avantages sociaux et de conditions d'emploi. De plus, cette personne peut fournir des ides et des recommandations concernant l'laboration et la mise en uvre de programmes d'avantages institutionnels, y compris les risques associs.

Dans son domaine d'expertise, la personne titulaire effectue une large gamme de services des ressources humaines. La personne value les processus de gestion des ressources humaines (GRH) en fonction des priorits et des initiatives de l'Universit, dveloppe et maintien des processus politiques et des manuels oprationnels pour son domaine de supervision, et contribue la recherche, au dveloppement et la mise en uvre de nouvelles politiques. De plus, cette personne effectue des recherches, des enqutes et des valuations des fins de ngociation ou sur demande.

FONCTIONS PRINCIPALES

Gestion de la Base de Donnes du SIRH

Grer le projet de systme d'information sur les ressources humaines (SIRH), supervisant la planification, l'ordonnancement et l'allocation des ressources sous la supervision du Directeur des RH.

Collaborer avec les Services Financiers et les Services Informatiques pour valuer les besoins du SIRH, rechercher des fournisseurs et formuler des recommandations pour l'achat du systme.

Crer et maintenir les dossiers des employs dans les systmes SIRH et de paie, en veillant l'exactitude et la conformit avec les conditions d'emploi.

Superviser la gestion des dossiers des employs tout au long du cycle de vie de l'emploi, en veillant l'accessibilit et au respect des politiques organisationnelles.

Rmunration et Avantages Sociaux

Fournir des conseils d'expert aux gestionnaires et aux employs sur les questions de rmunration et d'avantages sociaux.

Analyser et calculer la rmunration et les avantages appropris pour diverses situations, notamment les nouvelles embauches, les terminaisons et les congs.

Dvelopper et mettre en uvre des procdures techniques pour la conciliation de la paie et les dductions d'assurance.

Grer l'assurance collective, les cas d'invalidit et les programmes de retour au travail.

Examiner les rapports de paie pour garantir l'exactitude et la conformit aux exigences rglementaires.

Coordonner le processus d'inscription aux avantages sociaux des employs et fournir des conseils aux employs.

Prparer et mettre jour divers rapports l'aide de systmes SIRH et d'autres systmes.

Grer les donnes relatives aux nouvelles embauches et aux superviseurs cliniques, en veillant l'exactitude et l'actualisation des informations.

Traiter les demandes de libration syndicale et vrifier l'exactitude des contrats tudiants et des donnes de paie.

Rapports

Prparer et concilier divers rapports, notamment les rapports CSPAAT, le syndicat du personnel administratif, Manuvie, les cotisations syndicales des professeurs, Homewood Health, l'AFPC et les rapports de Statistique Canada.

Gnrer des rapports sur les banques de vacances, les vacances accumules, les rapports de pension FE, IA et les salaires.

Compiler des rapports pour la dclaration au ministre des Finances.

Dotation, Orientation et dpart des Employs

Orienter les nouveaux employs en passant en revue les avantages sociaux et en les aidant dans le processus d'inscription.

Traiter les embauches et les rembauches d'employs dans le systme SIRH.

Fournir une assistance pratique lors du processus d'inscription aux avantages sociaux pour les nouveaux employs.

Communiquer les changements aux employs lors des sances d'orientation et les guider pour accder au manuel de l'employ.

Gestion des dossiers et Administration Gnrale

Dvelopper et mettre en uvre des procdures pour les systmes de gestion des dossiers des employs.

Effectuer la maintenance annuelle et coordonner la conservation et la disposition des dossiers.

Rpondre aux demandes d'informations des employs sur les politiques et les avantages sociaux des ressources humaines.

Rdiger des lettres et des dclarations selon les besoins.

Assister aux audits lis la gestion des dossiers des ressources humaines.

Maintenir jour les dossiers des employs, les processus des ressources humaines et la base de donnes du SIRH.

Administrer divers types de congs et assurer le suivi et l'enregistrement prcis des soldes de congs.

FORMATION, EXPRIENCE ET CONNAISSANCES

Diplme d'tudes postsecondaires en relations industrielles, en gestion ou dans un domaine connexe, ou une combinaison quivalente d'tudes et d'exprience.

Certification telle que le Praticien en Conformit de la Paie (PCP) ou quivalent est requise.

Au moins cinq (5) ans d'exprience en ressources humaines, avec un accent sur la gestion de la rmunration et des avantages sociaux, dont au moins deux (2) ans d'exprience en gestion de SIRH. Une exprience antrieure dans la mise en uvre de SIRH est un atout.

Connaissance des lgislations et rglementations actuelles en matire de ressources humaines, y compris la Loi sur les normes d'emploi, l'assurance-emploi, la protection des renseignements personnels/vie prive et les rglementations en matire de sant et de scurit.

Matrise des logiciels de tableur, en particulier Excel, avec la capacit de crer des modles.

COMPTENCES ET APTITUDES ESSENTIELLES

Dmontre un fort engagement envers le service la clientle avec d'excellentes comptences en relations interpersonnelles et en communication.

Possde de solides comptences organisationnelles et de planification.

Capable de grer le stress dans un environnement multidisciplinaire.

Matrise des deux langues officielles (parl et crit), avec la capacit de rdiger une correspondance officielle pertinente.

Comptences en gestion de projet, y compris le dveloppement d'outils de travail, de procdures et de directives.

Fait preuve de jugement et de discrtion, traitant des informations sensibles et confidentielles.

Dmontre des qualits de leadership et d'excellentes capacits de prise de dcision.

Travaille efficacement en quipe, surtout sous pression, et peut organiser son propre travail et celui de ses collgues pour respecter des dlais stricts.

Peut tre amen travailler en dehors des heures rgulires, notamment pendant les priodes de pointe telles que les rconciliations de fin d'anne.

Les candidats intresss sont pris de soumettre leur candidature en ligne Offres d'emploi (ustpaul.ca) d'ici le 23 avril 2025 23h 59.

Nous remercions toutes les personnes qui ont pos leur candidature. Nous communiquerons uniquement avec les candidats retenus pour la prochaine tape de slection.

Nous souscrivons aux principes de lquit en matire demploi et nous

Full-Time