Executive Assistant

Vikariat som Executive Assistant på Oslo Børs

Vi søker en dyktig og serviceorientert Executive Assistant i et vikariat med ønsket oppstart 1. juni. Rollen gir unik innsikt i det norske og europeiske finansmarkedet, og du vil bistå både Juridisk avdeling og Noteringsavdelingen på Oslo Børs. Stillingen innebærer også samarbeid med kolleger i Euronext-konsernet internasjonalt. Lengden på vikariatet er satt til 10 måneder.

Ansvarsområder:

Juridisk avdeling:

Administrativt arbeid knyttet til styret på Oslo Børs

Tilrettelegging for utbetaling av godtgjørelser (styrehonorar, klagenemd. ol.)

Registreringer i Brønnøysundregistrene

Organisering av høringsprosesser (eksterne og interne)

Juridisk arkiv, hold oversikt i mappestruktur i vårt digitale lagringssystem Sharepoint

Tilrettelegging for diverse betalinger av innkommende fakturaen i Euronext sitt betalingssystem og behandling av nye leverandører

Koordinere digital signering av dokumenter

Dokumenthåndtering i Adobe Pro

Oppfølging av diverse frister for gjøremål og aktiviteter knyttet til sollen som Administrative Assistant til juridisk avdeling

Noteringsavdelingen:

Prosjektledelse for Vedtak og Uttalelser – børsens årlige publikasjon

Bistå avdelingsleder med møter, kommunikasjon til utsendere og samarbeidspartnere, samt arkivering i SharePoint.

Bistå Admission Sales med KYC/AML ved behov for å sikre nødvendige undersøkelser av nye kunder

Fakturering og utvidelser mv.

Oppfølging og tilrettelegging for avdelingens sosiale budsjetter og ellers andre event og arrangement som tilfaller teamet

Tilrettelegging for diverse betalinger av innkommende fakturaer i Euronext sitt betalingssystem og behandling av nye leverandører

Bistå avdelingsleder med diverse administrativ støtte, forefallende og generelle ad-hock oppgaver

Kvalifikasjoner:

Relevant utdanning, gjerne innen advokatsekretær, advokatassistent eller lignende

Erfaring med lignende oppgaver og systemer er en fordel

Gode kommunikasjonsevner på norsk og engelsk, både muntlig og skriftlig

Vi tilbyr:

Et godt arbeidsmiljø med dyktige kolleger

Spennende og varierte arbeidsoppgaver

Konkurransedyktige betingelser, inkludert gode pensjons- og forsikringsordninger

En spennende jobb med muligheten til å være en del av det norske og europeiske finansmarkedet og utvikle kunnskap om dette

Gode utviklings- og karrieremuligheter innenfor Euronext-gruppen, nasjonalt og internasjonalt

Er dette noe for deg? Last opp CV og søk nå! Vi ser frem til å høre fra deg.

Euronext Values

Unity

• We respect and value the people we work with

• We are unified through a common purpose

• We embrace diversity and strive for inclusion

Integrity

• We value transparency, communicate honestly and share information openly

• We act with integrity in everything we do

• We don’t hide our mistakes, and we learn from them

Agility

• We act with a sense of urgency and decisiveness

• We are adaptable, responsive and embrace change

• We take smart risks

Energy

• We are positively driven to make a difference and challenge the status quo

• We focus on and encourage personal leadership

• We motivate each other with our ambition

Accountability

• We deliver maximum value to our customers and stakeholders

• We take ownership and are accountable for the outcome

• We reward and celebrate performance

We are proud to be an equal opportunity employer. We do not discriminate against individuals on the basis of race, gender, age, citizenship, religion, sexual orientation, gender identity or expression, disability, or any other legally protected factor. We value the unique talents of all our people, who come from diverse backgrounds with different personal experiences and points of view and we are committed to providing an environment of mutual respect.

Additional Information

This job description is only describing the main activities within a certain role and is not exhaustive. It does not prevent to add more tasks, projects.

R21313