Receiving Management

Job Description

Resumen general del puesto

Responsable de dirigir y supervisar el área de recibo de mercancías, productos, materiales, artículos, entre otros. Garantiza que la mercancía entrante se reciba correctamente, se procese de manera oportuna, eficientemente, que se almacene en el área asignada y sea registrada adecuadamente en los sistemas de inventario, de igual forma, examina la calidad, cantidad, temperatura, especificaciones y fecha expiración de la mercancía recibida. Supervisa al personal del departamento de recibo para garantizar que todas las tareas se completen de forma precisa y eficiente.

Funciones esenciales

Verifica que los productos recibidos coincidan con las especificaciones y cantidad que aparecen en la orden de compra y/o facturas.

Responsable de supervisar, recibir, auditar, verificar, almacenar y mantener un registro preciso de los productos que ingresen al almacén por medio de los suplidores o choferes de la Empresa en el sistema de inventario actual.

Inspecciona los productos, mercancías, artículos o materiales entrantes para garantizar que cumplan con los estándares de calidad de la Empresa (que no éste dañada, abollada, mojada, esponjada, descompuesta, expirada, infectada, oxidada, con hongo, entre otros) e informa cualquier problema al departamento o personal correspondiente.

Verifica la fecha de expiración de la mercancía recibida.

Consolida facturas con lo recibido al finalizar el cierre del departamento y entrega las mismas al departamento de cuentas por pagar.

Trabaja en estrecha colaboración con el equipo de compras, el personal de ventas, despacho y logísticas.

Se comunica con vendedores y proveedores para garantizar la entrega oportuna de productos o materiales.

Responsable de etiquetar la mercancía para el almacenamiento adecuado.

Notifica al departamento de compras los productos faltantes, devoluciones por calidad, descripción, fecha, precio, tamaño, entre otros.

Establece prioridad en las entradas y descargues de los camiones y/o vagones, según la necesidad y fechas de vencimientos.

Prepara el listado de la entrada y salida de la mercancía a la Empresa.

Colabora en la gestión de inventario para evitar excesos y/o faltantes notificándolo a sus supervisores.

Coordina con otros departamentos para garantizar la entrega y el procesamiento oportunos y eficientes de productos o materiales.

Crear e implementa procesos y procedimientos que promuevan el recibo eficiente de productos, mercancía o materiales.

Crea, mantiene registros y documentación de recibo.

Capacita y asesora al personal para garantizar que puedan realizar sus funciones de manera precisa y eficiente.

Verifica los horarios de trabajo diariamente e identificar si hubo ausencias, tardanzas, deficiencias, entre otros y toma acción completando las formas correspondientes para entregarlas al departamento de Recursos Humanos.

Prepara y discute los planes de trabajo con los empleados diariamente estableciendo prioridades.

Hace reuniones periódicas para el mejor funcionamiento del departamento.

Garantiza que se cumplan las políticas, normas, reglas, protocolos de la empresa y las leyes aplicables a la industria de alimentos.

Mantiene un ambiente de trabajo seguro y protegido.

Lleva registro de los vagones que se tienen que entregar a navieras para evitar demoras.

Monitorea, organiza y lleva inventario perpetuo de los siguientes almacenes: vagones en patio, vagones cargados en patio de las navieras, la empresa y almacén de Kmart.

Prepara informe de mercancía almacenada.

Manejo de camión gruta para movimiento de vagones.

Asegura que todos los vagones tengan los candados cerrados “pin lock ‘’langostas”.

Responsable de contabilizar los créditos y mermas.

Mantener la oficina de recibo organizada y limpia.

Uso de pallet “jacks & finguers” de ser necesario.

Otras tareas, deberes y responsabilidades importantes del puesto

Mantener la oficina de los inspectores limpia y organizada.

Llevar registro de las visitas de los chóferes que entregan que especifique el nombre, día, hora, número de licencia de conducir, tablillas camión y compañía que representa.

Completar en las ordenes de compras ”PO” el encasillado de las temperaturas para aquellos camiones que lleguen con mercancía refrigerada.

Mantener el área de patio organizada (vagones, paletas, entre otros).

Monitorear que los tanques de diésel estén llenos y cuando se requiera ordenar notificarlo a la asistente administrativa del vicepresidente que es la encargada de ordenarlo.

Mantener el área de la compactadora organizada y limpia.

Realizar inventario diario de los equipos del departamento como son los radios, pistolas de escáner, impresoras, computadoras, montacargas, grutas, vagones secos, neveras, “hand truck”, “pallet jack”, compactador de basura, entre otros que estén en funcionamiento.

Cuando sea necesario refiere al programar, mecánico y/o técnico aquellos equipos que necesiten reparación y/o servicio.

Preparar informe del inventario de vagones en el patio.

Programar y atender las inspecciones de los vagones.

Revisar los correos electrónicos diariamente para conocer sobre las notificaciones de las navieras, notificando llegada de vagones y coordinar con “broker” entrada de vagones.

Coordinar con almacenes en San Juan para inspecciones de vagones de manteca, papas, huevos, entre otros.

Coordinación personal que descarguen vagones que vienen en el piso.

Monitorear la temperatura am/pm de los vagones que se encuentren en el patio y registrar en bitácora.

Llevar registro de quién usa los vagones para responsabilizar a la persona correcta cuando llegue alguna multa.

Verificar el horario del personal asignado del recogido de cartón compactado.

Asegurarse que las puertas de recibo y portones estén cerrada a la hora del cierre.

Preparar la rotulación con la fecha del recibo de las mercancías en paletas.

Verificar el sistema de iluminarias del techo y de las lámparas que están en las paredes que se utilizan para descargar los vagones estén en funcionamiento.

Verificar que el cuarto de mantenimiento esté limpio y organizado.

Controlar los accesos del área de recibo.

Entregar listado de productos que no escanean y tomar acción.

Realizar un listado de tareas pendientes para que la persona que lo releve tenga conocimiento de lo ocurrido en el día. (completar bitácora).

Asegurarse que los compresores de refrigeración del segundo piso estén en funcionamiento am y pm. Llevar registro y/o bitácora.

Asegurarse que la máquina de inspección de huevos esté funcionando.

Mantener el cuarto de máquinas del segundo nivel funcionando, organizado, limpio y ventilación para evitar que se dañen los equipos.

Realizar otras tareas y responsabilidades según sean solicitadas.

REQUISITOS DEL PUESTO

Conocimiento/educación

Educación:

Se requiere como experiencia académica un bachillerato en Administración de Empresas, manejo de operaciones, distribución, logística, cadena de suministros o equivalente. Conocimiento y/o experiencia “credit memos”, ajustes de inventario y mermas.

Adiestramientos técnicos:

Dominio de computadoras incluyendo Microsoft Office (Excel, Word) y sistemas de manejo de inventario.

Licencias y/o certificaciones:

Licencia de conducir categoría 9. Licencia de montacarga “finger”.

Experiencia:

Al menos 3 años de experiencia ejerciendo en un puesto de Gerente de Recibo.

Destrezas especiales, conocimientos y habilidades (competencias):

Conocimiento en manejo de inventario.

Conocimiento en el manejo de documentos para sacar vagones de los muelles.

Conocimiento en transferencias de inventario.

Organizado y con experiencia en negocio de servicio de comida “food service”.

Conocimiento en “bin locations” y el uso de pistolas para escanear productos.

Capacidad para manejar múltiples tareas en un entorno dinámico y cumplir con los plazos establecidos.

Fuertes habilidades de organización y manejo del tiempo.

Excelente atención al detalle.

Capacidad para liderar y motivar un equipo.

Full-time