Agent(e) administratif(ive) finance, Bureau des initiatives

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En tant qu'un des meilleurs employeurs de Montréal, voici ce que nous offrons :

Ensemble d'avantages sociaux compétitifs (santé, dentaire, assurance-vie)

Régime de retraite à cotisations déterminées (avec contribution généreuse de l'employeur entre 5 % et 10 % (selon l'âge))

Congés compétitifs :

Deux (2) journées personnelles

Deux (2) journées flexibles

Neuf (9) jours de maladie accidentelle dont trois (3) peuvent être utilisés pour prendre soin d'un membre de la famille

Neuf (9) « Vendredis d'été » – congés payés entre les jours fériés de la St-Jean Baptiste et la Fête du travail

Congés payés pendant la période des vacances de décembre

Crédit pour frais de scolarité pour les employés permanents et leurs personnes à charge.

Lorsque le poste le permet, la possibilité de travailler jusqu'à deux (2) jours à distance.

Sommaire du poste :

Relevant de la directrice associée aux initiatives autochtones, l’agent(e) administratif(-ive) assure la gestion efficace du Bureau des initiatives autochtones en veillant au respect des engagements de l’unité, énoncés dans les 52 appels à l’action de l’Université McGill, et conformément à la mission et à la culture de l’Université. La personne met en place et actualise des normes, des pratiques et des mécanismes administratifs pour le Bureau. Cette personne joue également le rôle d’agent(e) de liaison avec d’autres unités de l’Université et des organisations externes, s’il y a lieu. Travaillant en étroite collaboration avec l’équipe de direction du Bureau, elle s’occupe de la gestion administrative générale de l’unité, notamment la planification et l’analyse financières, l’obtention de subventions et la transmission de l’information connexe, la gestion des ressources physiques et la gestion des documents.

Principales responsabilités :

Administration :

Veiller à ce que les membres du Bureau comprennent et appliquent les politiques, les procédures et les pratiques exemplaires.

S’occuper de la gestion financière du Bureau – planification budgétaire annuelle et activités de fin d’exercice, examen et rapprochement périodiques des fonds gérés par le Bureau, opérations financières et tenue de dossiers, etc. – en veillant au respect des politiques et des procédures de l’Université.

Analyser les problèmes budgétaires, en évaluer les répercussions sur l’Université ou l’unité, et recommander des solutions en collaboration avec les gestionnaires du Bureau.

Transmettre annuellement de l’information sur les activités du Bureau aux ministères et aux organismes subventionnaires.

Dresser un procès-verbal détaillé des réunions, prendre les décisions qui s’imposent et veiller à la mise en œuvre des décisions arrêtées.

De concert avec d’autres unités de l’Université, préparer des budgets et des rapports financiers, ou en superviser l’établissement, pour les grands projets du Bureau auxquels prennent part plusieurs partenaires internes.

Organiser de grandes réunions et des événements spéciaux avec l’aide du personnel du Bureau et des collègues de la Maison des peuples autochtones : logistique, déplacements, invitations, service de traiteur, matériel, réservation de salles, programme et instructions, communications avec les participants (de l’Université et de l’extérieur), préparation des lieux et démontage après l’événement.

Planifier et gérer l’horaire de la vice-provost aux initiatives autochtones; organiser les réunions en fonction des priorités et aménager l’horaire en tenant compte des urgences et des situations délicates. Le ou la titulaire du poste doit savoir gérer des horaires chargés avec doigté et de façon autonome, et bien connaître le contexte dans lequel ils s’inscrivent.

Expérience, éducation et autres compétences souhaitées:

Baccalauréat ainsi que trois (3) ans Expérience connexe.

Connaissance des politiques et des règlements en matière de finances et à l’établissement d’un budget.

Capacité à interagir de façon professionnelle et efficace avec les membres de la haute direction, divers groupes de la communauté universitaire et des parties prenantes externes.

Sens du service à la clientèle et capacité à établir rapidement des relations de travail fructueuses au sein du Bureau des initiatives autochtones et de l’Université dans son ensemble.

Bonne connaissance des 52 appels à l’action de l’Université McGill et des démarches de l’Université en faveur de la réconciliation.

Sens de l’organisation démontré, grand esprit d’initiative et capacité d’analyser l’information, de résoudre des problèmes et de fournir des recommandations et des solutions.

Attention soutenue aux détails en vue de la préparation de documents rédigés systématiquement selon des normes de qualité élevées.

Excellente connaissance des applications de la suite Microsoft Office : Outlook, Excel, Teams, PowerPoint.

Capacité à communiquer de façon efficace en anglais et en français.

Position Summary:

Reporting to the Associate Director, Indigenous Initiatives (OII), the Administrative Officer will provide efficient and effective administration to the Office of Indigenous Initiatives, in support of the Unit’s overall commitments as outlined in McGill’s 52 Calls to Action, and in accordance with the University’s broader mission and culture. The incumbent will develop and maintain administrative standards, practices and systems for the OII, acting as a liaison between other McGill units and external organizations when necessary. Working closely with OII’s leadership team, OII’s Administrative Officer will be responsible for activities related to the overall administrative management of the Unit including financial planning and analysis, grant development and reporting, the management of physical resources, and records management.

Primary Responsibilities:

Ensure policies, procedures and best practices are understood and followed by colleagues within OII.

Responsible for the financial operations of the OII, including annual budget planning and year-end exercises, regular review and reconciliation of funds under OII, financial transactions and record keeping, ensuring compliance with University policies and procedures.

Undertakes analysis of budgeting issues, assesses impact to the university/unit, articulate alternatives and recommend solutions with OII managers.

Develop annual reporting to government ministries and funding agencies supporting OII activities.

Record detailed minutes at meetings, make decisions and ensure follow-up and implementation of agreed decisions.

Liaises with other McGill units to prepare, oversee and report on financial budgets and reports related to large Indigenous Initiative projects that involve multiple internal partners.

Collaborate with OII and FPH colleagues in organizing large meeting and special events including logistics, travel arrangements, invitations, catering, equipment and materials, room bookings, agenda and briefs, liaising with attendees (internal and external) and setting up and taking down of event spaces.

Plan and manage the calendar for the Associate Provost (OII), prioritizing meetings and making judgements regarding urgent and sensitive scheduling matters. The incumbent will have the judgement required to manage extensive agendas autonomously with full knowledge of the surrounding context.

Education, Experience and Other Qualifying Skills required:

Bachelor's Degree and 3 Years Related Experience.

Knowledge of policy and regulations in the areas of finance and budgeting.

Ability to interact professionally and effectively with senior officials, diverse constituencies of the University community as well as with external stakeholders.

Candidate should have reasonable knowledge of McGill’s 52 Calls to Action and the University’s efforts with respect to reconciliation.

Demonstrated organizational skills and resourcefulness, with the ability to analyze information, solve problems, and provide recommendations and solutions.

Exceptional attention to detail required to prepare documents that are consistently of the highest quality.

Demonstrated proficiency with Microsoft Office applications including Outlook, Excel, Teams, Powerpoint.

Ability to communicate effectively in English and in French.