ADMINISTRATIVE ASSISTANT

Job Description:\n\n IDENTIFICACION Título del puesto: Asistente Administrativo Departamento: Administración Título del supervisor inmediato: Presidente/Vicepresidente Clasificación: No Exento Unidad de negocio: Empresas Pérez Hermanos Fecha de última revisión: Marzo 2024 Fecha de efectividad: Marzo 2024 INFORMACION ACERCA DE LOS DEBERES Y RESPONSABILIDADES DEL PUESTO Resumen general del puesto Responsable de prestar asistencia administrativa y de oficina directa.

Trabaja en estrecha colaboración con la dirección de la oficina prestando apoyo general en la coordinación de reuniones y/o eventos.

Recibe y orienta a los visitantes, aplica el buen juicio en el desempeño de las funciones diarias y vela por la estricta confidencialidad de los asuntos relacionados con la organización.

Funciones esenciales Atiende y canaliza llamadas telefónicas.

Toma mensajes, le informa prontamente a su supervisor verbalmente y por escrito (mediante una nota de mensaje) y le da seguimiento a la persona solicitada por el que llama para que los mensajes y llamadas sean contestados en menos de 24 horas.

Recibe, contesta y procesa correo electrónico del supervisor de la manera indicada por el supervisor y asegurándose de que se atienden los mejores intereses del supervisor y de la empresa.

Resuelve problemas o situaciones que por naturaleza son propios de la posición que ocupa.

Redacta minutas de las reuniones en las que participa, incluyendo las relacionadas con las operaciones del negocio y le hace entrega de dichas minutas a las personas asignadas una vez aprobado por el Sr.

Pérez Rivera.

Procurará obtener prontamente la firma de cada participante de la reunión en dicha minuta, a menos que su supervisor le indique lo contrario.

Archivará dicha minuta en el expediente correspondiente de los empleados concernidos que participaron en la reunión y/o en el expediente que le indique su supervisor.

Da seguimiento para asegurarse de que cumple a cabalidad con todas las tareas, deberes, funciones, asignaciones y responsabilidades que se le asignen verbalmente o por escrito.

Toma y transcribe dictados en inglés y español tales como cartas, memorandos, minutas, etc.

Prepara informes, registros, tablas o tabulaciones, tanto en español como en inglés.

Redacta, entrega y mantiene control de memos, comunicados enviados por el supervisor a empleados de la empresa.

Cada memo o comunicado dirigido a un empleado tiene que ser archivado en el expediente de personal del empleado o los empleados concernidos.

Antes de archivarlo debe asegurarse de que el acuse de recibo y la firma de cada empleado fueron obtenidos y consta en original en el documento, junto con la fecha de recibo.

Redacta y contesta correspondencia siguiendo instrucciones generales de su supervisor.

Procesa y da seguimiento a reclamaciones de accidentes e incidentes relacionados con Américas Fresh Foods, Inc., Grupo San Lorenzo, S.E., Estado Developer, Inc.

Century Court, Inc., Sugarcane Plaza, Inc., Inversiones Joselynmarie, S.E., Salinas South (Arbolada), Skyline, Eleora, PR-52, residencia Sr.

Pérez, entre otros.

Crea certificados de compra y vales de alimentos para compras en el almacén de diferentes Agencias y o clientes que así lo soliciten.

Prepara y envía por facsímile, correo certificado y e-mail toda documentación oficial que el supervisor entiende debe enviarse a través de estos canales.

Aun enviado por todos estos canales debe darle seguimiento y confirmar vía telefónica el recibo de estos y llevar un récord donde anote el día la hora y el nombre de la persona con quien hablo y confirmo el recibo del documento enviado.

Prepara diferentes formularios de uso común, para uso interno o externo relacionado a la empresa.

Organiza y mantiene al día los archivos de documentos y vela por la seguridad y custodia de estos.

Lleva la agenda de reuniones, compromisos y actividades de su supervisor y lo mantiene enterado de los mismos y ofreciéndole recordatorios con suficiente tiempo de anticipación para que el supervisor pueda planificar adecuadamente y cumplir con todos los compromisos y actividades.

Utiliza el programa de Microsoft Outlook para la actualización de las agendas y las mantiene actualizadas en todo momento.

Cita para entrevista y/o coordina reuniones, tanto con el personal de la Corporación, como de los proyectos, según instrucciones del supervisor.

Atiende posibles clientes que estén buscando espacios para oficinas o locales comerciales disponibles en los proyectos.

Obtiene la mayor información posible sobre el interés de dichos posibles clientes, incluyendo información de contacto, y notifica prontamente al supervisor para atender dichas personas con prontitud.

Coordina el uso del salón de conferencia para la celebración de reuniones y adiestramientos.

Verifica direcciones y teléfonos de suplidores y contactos del supervisor, manteniendo la información actualizada en todo momento.

Recibe y/o atiende a visitantes de manera agradable y cortés los dirige al área de reunión o los refiere a las diferentes áreas según sea el caso.

En aquellos casos en que se trate de alguna reunión importante del supervisor, le ofrecerá café, agua o algún refrigerio disponible al visitante al pasarlo al salón de conferencias o al lugar de reunión.

Para esto si son productos de la tienda los pasa por caja y en el recibo específica para que fuera.

Si es para comprar afuera se le solicita un “voucher” a contabilidad y específica para que fuera y le adjunta el recibo.

Hace llamadas y coordina conferencias telefónicas según se le indique.

Mantiene al supervisor informado prontamente y en todo momento sobre todo lo que acontece en la oficina y en el negocio que sea de su conocimiento.

Le presta atención a los detalles y procura un elevado nivel de precisión en los documentos y en el trabajo que realiza.

Reproduce, escanea y faxea documentos.

Opera y maneja con cuidado las máquinas y equipos de la oficina.

Se asegura de mantener un inventario adecuado de materiales y efectos de oficina y hace requisiciones a tiempo para la compra de estos.

Coordina con el mensajero del negocio para el recogido y entrega de documentos o materiales cuando sea requerido.

Prepara en computadora, actualiza registros de líneas de teléfono, contadores de agua y luz, números de catastros de propiedades, donaciones, suplidores de bienes y servicio, reclamaciones de los seguros, licencias del gobierno y vehículos de la empresa.

Mantiene un listado de todas las licencias con sus fechas de expiración y con un mes de anticipación comienza a tramitar todos los documentos necesarios para la renovación.

También le informa al supervisor inmediato y a la persona encargada de finanzas con un mes de anticipación sobre la fecha próxima de expiración de cada licencia para que el supervisor pueda darle cualquier apoyo que sea necesario y seguimiento también.

Este listado de licencias deberá ser monitoreado por lo menos una vez mensual para evitar que alguna de ellas se venza.

Recopila y mantiene vigente y al día toda la documentación de licencias, permisos y certificaciones de las diferentes Corporaciones de la empresa.

Custodia radios portátiles de la empresa y mantiene inventario de estos, al igual que mantiene información de contacto con las personas que portan radios.

Mantiene copia de las certificaciones de Bombero, Extintores, Alarma de Fuego que vencen cada año.

Se encarga de que se renueven a tiempo dichas certificaciones antes de su vencimiento.

Realizar todas aquellas labores relacionadas con su puesto y aquellas labores que le sean solicitadas por su supervisor inmediato, y cualesquiera otras que sean propias de su puesto y/o que sean necesarias o convenientes para adelantar los mejores intereses de la empresa.

Mantener total confidencialidad de toda información que tenga acceso; de la empresa, del personal y/o de cualquier otro empleado de la Empresa.

Mantiene y maneja de forma confidencial toda la información del supervisor y del negocio, excepto en aquellas situaciones que por la naturaleza misma del asunto requiere divulgar información a otra persona.

En caso de alguna duda sobre si el asunto debe ser divulgado a una tercera persona, deberá consultar previamente con el supervisor.

Prepara presentaciones de computadora y asiste en la preparación de reuniones y discusiones de presupuesto cuando sea necesario.

Trabaja con cualquiera otro supervisor que se le asigne y/o con cualquier otra persona que le sea asignada por su supervisor Realiza diligencias fuera de la oficina cuando se le sea requerido.

No divulgar, no publicar, no ofrecer información relacionada a la Empresa, Negocio, Dueños, Clientes, Suplidores o Empleados.

Realizar otras tareas y responsabilidades según sean solicitadas.

Otras tareas, deberes y responsabilidades importantes del puesto Preparar y manejar carpetas de organizaciones tales como MIDA y ACCP Distribuye la correspondencia, mantiene los archivos de la oficina, actualiza las listas de contactos, contesta y dirige las llamadas telefónicas.

Proveer información o documentación a personal de la empresa y recursos externos como profesionales, instituciones financieras, aseguradoras, entre otros.

Realizar otras tareas y responsabilidades relacionadas según se le asignen y/o requieran.

REQUISITOS DEL PUESTO Conocimiento/educación Educación: Se requiere una educación equivalente a un Bachillerato de Asistente Administrativo o Administración de Sistema de Oficina.

Adiestramientos técnicos: Licencias y/o certificaciones: Experiencia: Más de 1 año hasta e incluyendo 3 años Destrezas especiales, conocimientos y habilidades (competencias): Dominio del inglés.

Capacidad para leer, escribir y comprender instrucciones sencillas, correspondencia, memorandos y preparar informes.Conocimiento del manejo de equipos de oficina, computadora y calculadora, así como programas como Microsoft Office.Habilidades aritméticas para sumar, restar, multiplicar y dividir fracciones, y cálculos relacionados con precios, proporciones y porcentajes.Atención al cliente.Capacidad de aplicar el sentido común para seguir instrucciones en forma escrita o diagramas.

Capacidad para resolver problemas que impliquen alguna variable en situaciones comunes.

REQUISITOS ADICIONALES DEL PUESTO Complejidad de las tareas: Deberes y responsabilidades rutinarias que requiere el uso de varios procedimientos y aplicaciones para clarificar prácticas estándares y que exige que se hagan decisiones menores y el uso de algún juicio referente a la forma en que se lleva a cabo el desempeño del trabajo.

Sobre situaciones que requieran autorización del supervisor inmediato, deberá consultarlo previamente antes de tomar una decisión que pueda tener consecuencias negativas para el supervisor o el negocio.

Tipo de Supervisión recibida: Bajo supervisión general, procede solo e independiente en tareas regulares.

Le refiere a su supervisor, u a otros, casos o situaciones que sean cuestionables.

Impacto de errores y calidad de trabajo: Errores probables o problemas de calidad del trabajo pueden detectarse rápido y muy fácilmente por el incumbente y resultan en confusiones menores o el uso de personal de oficina para hacer la corrección.

Interacción: Contacto con otras personas dentro de su departamento referente a asuntos rutinarios, o contacto ocasional con otros departamentos, o contacto fuera de la organización con el propósito de proveer (llevar) y obtener información o documentos relativos a eventos o actividades rutinarias para lo que se requiere un nivel básico de cortesía y tacto.

Trabajo con Información confidencial: Trabaja con información confidencial en donde el efecto de revelarla podría ser considerado como una mera negligencia, o en donde el control y manejo total de la información no es parte aparente del desempeño rutinario del puesto.

Esfuerzo mental, de lenguaje, matemático y físico: Esfuerzo Mental: El flujo del trabajo, carácter y naturaleza de los deberes y tareas requiere una atención mental y visual normal la mayor parte del tiempo.

Puede lidiar con las situaciones que involucran distintas variables.

Esfuerzo Matemático: Suma, resta, multiplica y divide, realiza las cuatro (4) operaciones con fracciones comunes y decimales.

Realiza operaciones aritméticas que involucra todas las unidades monetarias de aritméticas.

Esfuerzo de Lenguaje: Lee instrucciones para llevar a cabo las tareas correspondientes del puesto.Conocimiento básico del idioma inglés, tanto habilidades orales como escritas.

Esfuerzo Físico: Esfuerzo liviano.

Condiciones generales de trabajo: Usualmente ambiente de oficina con aire acondicionado en donde prácticamente no hay muchas interrupciones.

Carácter de la Supervisión: Control de la Supervisión: No ejerce supervisión sobre ningún otro puesto.

Peligros y riesgos a los que le expone el trabajo: La probabilidad de que el empleado reciba una lesión o se afecte por un accidente es remota.

Podría recibir rasgaduras o cortaduras superficiales e insignificantes que únicamente requieren el uso de desinfectante y vendaje simple.

El empleado retornaría de inmediato a su área de trabajo.

Demanda física: Levantar objetos Trabajo en posiciones incómodas o en áreas confinadas Posición física del cuerpo mientras trabaja Peso en libras % del tiempo Porciento del tiempo % del tiempo Posición % del tiempo Ninguno hasta 5 100% Ninguno hasta 5% 100% Sentado Más de 5 hasta 20 Más de 5% hasta 20% De pie Más de 20 hasta 40 Más de 20% hasta 40% Caminando Más de 40 hasta 50 Más de 40% hasta 50% Corriendo Más de 50 hasta 65 Más de 50% hasta 65% Inclinado Más de 65 Más de 65% Agachado Halar o empujar objetos Exposición a condiciones ambientales, materiales y/o productos tóxicos peligrosos Cargar materiales u objetos Peso en libras % del tiempo Tipo de exposición % del tiempo Peso en libras % del tiempo Ninguno hasta 5 100% Condiciones ambientales Ninguno hasta 5 100^% Más de 5, hasta 20 Materiales peligrosos Más de 5, hasta 20 Más de 20 hasta 40 Productos peligrosos Más de 20 hsta 40 Más de 40 hasta 50 Más de 40 hasta 50 Más de 50 hasta 65 Más de 50 hasta 65 Más de 65 Más de 65 NOTA ACLARATORIA Este documento se basa en la evaluación de las tareas, deberes, responsabilidades y requisitos del puesto a la fecha en que se preparó la descripción de puesto.

La información incluida en esta descripción de puesto no representa un listado exhaustivo de tareas, deberes y responsabilidades, ni de ningún otro factor compensable asociado con el puesto aquí descrito.

Se pretende que sea una descripción amplia general de los requisitos para realizar el trabajo.

La descripción de puesto puede ser modificada y actualizada periódicamente a discreción de la empresa y de acuerdo con las necesidades y demandas del negocio.

CERTIFICACION Y APROBACIONES Supervisor inmediato Nombre: Título: Firma: Fecha: Recursos Humanos Nombre: Título: Firma: Fecha: Empleado Nombre: Titulo: Firm

Full-time