Asistente Administrativo II

**Este puesto es requerido para Quito**

Este asistente administrativo de nivel intermedio debe mantener estricta confidencialidad mientras colabora con sus compañeros de equipo para realizar su trabajo, que incluye tareas de soporte en la oficina, así como trabajo administrativo directamente relacionado con las operaciones del departamento en el que sirve, generalmente brindando total apoyo a un grupo de trabajo de tamaño intermedio o realizando tareas generales como parte de un grupo más grande; puede apoyar directamente a un gerente o director.

Funciones

Actúa como defensor para crear conciencia sobre las necesidades de los niños. Comprende el mandato de Cristo de proteger a la niñez. Se compromete con y prioriza las consideraciones para la protección a la niñez en los procesos de toma de decisiones, tareas y actividades en todo el ministerio. Cumple con todas las expectativas de comportamiento establecidas en la Declaración de Compromiso con la Protección a la Niñez y en el Código de Conducta de Compassion. Reporta cualquier inquietud relacionada con abuso, negligencia o explotación en contra de la niñez a través del proceso interno de reporte de Compassion y apoya de manera apropiada las respuestas a este tipo de incidentes, en caso de que ocurran.

Como miembro experimentado del equipo, responde preguntas, explica procesos y mantiene correspondencia con las personas sobre información especializada dentro del departamento o grupo de trabajo al que ha sido asignado.

Programa reuniones, prepara agendas, registra actas de reuniones, coordina arreglos de viaje, itinerarios y da la bienvenida y atiende a los visitantes.

Realiza trabajo de soporte en el área administrativa, como contestar teléfonos, ingresar y recuperar datos electrónicos o clasificar y distribuir la correspondencia.

Redacta y/o corrige documentos o formularios y otra correspondencia, como registros oficiales de la organización, cartas externas y archivos gubernamentales, que pueden ser de carácter confidencial.

Puede realizar trabajos sencillos como entregar suministros de oficina, ordenar sillas, preparar refrigerios y arreglar lugares de exhibición de folletos u otro material informativo o promocional.

Puede comunicarse con el personal en otros países para facilitar el procesamiento de la información o los productos del trabajo, hacer un seguimiento de la precisión y el cumplimiento de procesos, garantizar una comprensión clara entre las funciones y servir a los equipos de proyectos.

Este asistente puede ayudar en la creación, seguimiento y presentación de reportes para el departamento o grupo de trabajo al que brinda soporte y puede administrar programas y procesos básicos continuos.

Puede solicitar suministros o servicios, organizar el envío o el transporte, o proporcionar otros servicios logísticos de acuerdo con las prácticas y políticas estándar. Puede proporcionar servicios de registro o autenticación de documentos, según se requiera.

Cultura

Responsable de apoyar, defender y comprometerse con los “Comportamientos Culturales” centrales de Compassion en cada una de sus comunicaciones y relaciones tanto internas como externas.

Requisitos

Estudios superiores en Administración de empresas /Administración de Recurso Humanos / tecnología en sistemas o carreras afines.

Tres años de experiencia en manejo de proceso administrativos.

Experiencia en planificación de eventos y reuniones.

Experiencia en manejo de equipos tecnológicos y herramientas informáticas.

Inglés en nivel intermedio.

Licencia de conducir Tipo B, experiencia en manejo de vehiculos.

Ambiente Laboral: Oficina – Ambiente Estándar de Oficina.

Exigencias Físicas: Estar sentado, de pie y/o caminar por un máximo de 8 horas al día.

Requerimientos de Viajes: Este cargo requiere viajar en un 30% de acuerdo con las necesidades de la organización.

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