Asistencia Administrativa / Recepción

ANTECEDENTES Y JUSTIFICACIÓN

IESC es una organización líder no gubernamental estadounidense que apoya al desarrollo del sector privado en el mundo económicamente en desarrollo. Desde 1964, hemos entregado soluciones sostenibles que han resultado en más de 1.5 millones de trabajos en 137 países. En asocio con negocios, cooperativas, empresarios, buscadores de empleo y gobiernos, buscamos construir sosteniblemente capacidades, creación de trabajo y crecimiento de empresas, compartiendo habilidades probadas y experiencias que mejoran la vida de individuos, familias y comunidades en todo el mundo. Nuestros principales financistas son la Agencia para el Desarrollo de Estados Unidos (USAID) y el Departamento de Agricultura de los Estados Unidos (USDA), entre otros.

IESC está reclutando un Asistente Administrativo / Recepcionista para proveer apoyo financiero y administrativo al proyecto Edificación de la Horticultura y Energizando Resiliencia a través del Comercio (Agricultural Trade and Climate Smart Innovations, ATraCSI) financiado por USDA – Food for Progress. El Proyecto está localizado en el Triángulo Norte de la Región de Centro América (El Salvador, Guatemala y Honduras). ATraCSI ayudará a abordar las causas raíz de la migración a través de una aproximación holística al comercio a través del sector horticultor. El Proyecto se enfocará en implementar medidas de Regulaciones internacionales y basadas en riesgos Sanitarios y Fitosanitarios, implementar medidas bajo la Organización Mundial del Comercio y los Acuerdos de Facilitación del Comercio, y asistir en fortalecer la Agricultura Climáticamente Inteligente (CSA) a través del desarrollo y transferencia de tecnología agrícola que se enfoca en el uso efectivo, sostenible y ambientalmente amigable de los recursos agrícolas, que se enfoca en el alto valor de cadenas de valor hortícolas.

OBJETIVOS GENERALES

La posición de asistente administrativa / recepcionista es responsable por brindar soporte general, financiero, administrativo y de gestión de la oficina al equipo de proyecto. Esta es una posición de tiempo completo, presencial y basada en la oficina del proyecto en la Ciudad de Guatemala y reporta al Director de Finanzas y Administración.

RESPONSABILIDADES

· Proveer soporte a todos los aspectos financieros y administrativos del proyecto;

· Preparar agendas y minutas de todas las reuniones de equipo y preparar planificaciones y coordinar planes de viaje del equipo y realizar los arreglos correspondientes;

· Toma y direcciona llamadas de teléfono, recibe y dirige visitantes;

· Asiste con toda la logística para las reuniones y eventos de equipo, incluyendo comidas e insumos;

· Prepara borradores de memos, crea hojas de cálculo e inicia presentaciones en borrador;

· Mantiene los archivos físicos administrativos y financieros, así como los sistemas electrónicos de archivo;

· Apoyo a la gestión de insumos administrativos, equipo de oficina y actualizar inventario de artículos;

· Maneja el correo de la oficina y supervisor envíos y servicios de courier;

· Asiste en la distribución de pagos a proveedores del Proyecto;

· Manejo efectivo de caja chica;

· Asegura el mantenimiento de la apariencia organizada y profesional de la oficina;

· Bajo la guía del Director de Finanzas y Administración mantiene y actualiza manuales, procedimientos operativos y otros documentos como lista de visitantes, listados telefónicos de emergencia, listados de personal, control de ausencias, viajes y horario de capacitaciones; y

· Completa otras tareas asignadas por el Director de Finanzas y Administración.

CALIFICACIONES

· Se requiere educación secundaria completa. Estudios universitarios o técnicos de preferencia en los campos de administración, finanzas o contabilidad;

· Mínimo de experiencia de un año en trabajo similar, preferiblemente con una organización internacional;

· Experiencia en brindar apoyo administrativo, financiero y gerencial;

· Familiaridad con reglas y regulaciones de programas financiados por el gobierno de Estados Unidos puede ser un activo;

· Competente en Microsoft Excel, Word, y PowerPoint;

· Habilidad para priorizar entre múltiples solicitudes y demandas;

· Con Iniciativa, orientada a detalles, minuciosa y bien organizada;

· Buenas habilidades de comunicación oral y escrita; y,

· Se requiere Español e Inglés fluidos.